Использование служебного автомобиля

Использование служебного автомобиля

Приказ о запрете использования служебного транспорта в личных целях

Если личное авто сотрудника используется в служебных целях, работодатель обязан начислить ему компенсацию. Однако случается и обратная ситуация. Работнику может предоставляться служебное авто. И в этом случае уже он несет ряд обязанностей. Может ли сотрудник использовать служебное авто в личных целях? Этот вопрос не регламентирован законом. То есть руководитель может самостоятельно определять рамки эксплуатации ТС. Но для этого ему потребуется издать соответствующее распоряжение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о запрете использования служебного транспорта в личных целях .docСкачать образец приказа о запрете использования служебного транспорта в личных целях .doc

Правомерен ли запрет на использование авто в личных целях?

Запрет на использование служебного ТС в личных целях считается правомерным. Соответствующий вывод можно сделать из судебной практики. В частности, из Апелляционного определения Мосгорсуда №33-14444/2018 от 4 апреля 2018 года. В рамках дела сотрудник предоставил расписку о том, что он обязуется не использовать ТС в личных целях. Но позже работник посчитал, что подобный запрет является необоснованным.

Однако суды единогласно подтверждали работодателя. При этом они сослались на то, что руководитель согласовал запрет на эксплуатацию авто с профсоюзом. Подобное решение не противоречит статье 8 ТК. Кроме того, запрет можно отнести к обязанностям сотрудника добросовестно выполнять свою работу и соблюдать нормы безопасности труда.

Из этого решения можно сделать вывод, что работодатель имеет право ввести запрет на эксплуатацию служебного ТС в личных целях. Но при этом рекомендуется согласовать подобное решение с профсоюзом. Если возникнет конфликт с сотрудником, наличие согласия с профсоюзом поможет выиграть дело в суде.

Для чего нужно введение запрета?

Работодателю имеет смысл ввести запрет на использование авто для достижения этих целей:

  • Обеспечение безопасности труда.
  • Предупреждение излишнего расхода топлива.
  • Предупреждение аварий, нанесения ущерба авто.

По умолчанию никакого запрета на эксплуатацию личного ТС нет, так как нет соответствующего положения в законах. Для введения ограничений работодателю нужно издать распоряжение.

Образец приказа

Распоряжение об ограничении эксплуатации авто составляется в свободной форме. Вид документа не регламентирован нормативными актами. Но приказ должен соответствовать стандартным требованиям: указание всей необходимой информации, наличие подписи руководителя и даты. Примерный образец распоряжения:

ООО «Транспортер»

г. Москва

23 марта 2018 года

Приказ №556

О запрете использования служебного ТС в личных целях

Для достижения целей по обеспечению безопасности труда

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Запретить использование служебных авто в личных целях.
2. Руководителям отделов донести положения настоящего распоряжения до своих подчиненных.
3. Контроль над выполнением положений настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор (подпись) И.Л. Вихров

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

Ответ:

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.

Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:

  • возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);

  • характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);

  • порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);

  • срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;

  • порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).

При наличии в Организации локального нормативного акта (коллективного договора), в котором подробно регламентирован порядок использования служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия вы можете не дублировать.

Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт.

Главное, чтобы работник (генеральный директор) был ознакомлен с локальным нормативным актом под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

В отношении исчисления и уплаты НДФЛ отметим следующее.

Безвозмездное пользование служебным автомобилем в личных целях является экономической выгодой для пользователя — директора.

При этом доходом налогоплательщика признается экономическая выгода, полученная в том числе в натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая по правилам главы 23 НК РФ (п.1 ст.41 НК РФ).

Тем не менее в Вашей ситуации для возникновения у физического лица на­ло­го­об­ла­гае­мо­го дохода необходимо, чтобы у работодателя была возможность опре­де­лить размер полученной им экономической выгоды согласно главы 23 НК РФ.

В самой главе 23 НК РФ порядка определения размера получаемой физическим лицом экономической выгоды нет. Хотя из ее содержания можно сделать вывод, что в целях выполнения налоговым агентом своих обязанностей организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой физическими лицами.

При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п.1 ст. 210 НК РФ).

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.

Так как положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц безвозмездного пользования служебным автомобилем в личных целях, статья 217 НК РФ не содержит, указанный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. При получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ (п.1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 09.03.2017 № 03-04-05/13125).

Возникающий доход в натуральной форме, можно рассчитывать, например, исходя из стоимости проката или аренды транспортного средства, аналогичного тому, которым воспользовался работник (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Так же необходимо вести отдельно учет расходов, связанных с использованием служебного автомобиля по служебным поездкам и личным (ГСМ и другие расходы).

Получите
консультацию
эксперта Задайте вопрос по Вашей ситуации и получите консультацию эксперта. Задать вопрос Задать вопрос

Какие нужны документы сотруднику чтобы использовать служебный автомобиль в личных целях

Надежда, отвечая на Ваш дополнительный вопрос сообщаю, что в соответствие с Инструкцией от 30.11.1983 О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной совместными приказами Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, Центрального статистического управления при Совете Министров № 354/7 и Министерства автомобильного транспорта РСФСР № 10/998 (далее — Инструкция) путевой лист, является основным первичным документов учета работы ГРУЗОВОГО автотранспорта (п. 14 Инструкции).

Согласно п. 15 Инструкции все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.

Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.

Кроме этого, статьей 6 Федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» установлен запрет на осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Однако насколько я понял из Вашего сообщения указанный автомобиль не используется для перевозок пассажиров, груза и багажа. Рассматриваемое транспортное средство используется для внутрихозяйственных нужд организации, а не для оказания вышепоименованных услуг.

Именно поэтому для управления таким автомобилем работником компании ему достаточно иметь при себе доверенность от Компании на право управления транспортным средством.

Я не согласен с мнением коллеги относительно учета ГСМ, страховок, ремонта и др. за счет прибыли компании, поскольку автомобиль не передается работнику в аренду, а полагаю не станете в ходе налоговой проверки сообщать проверяющим о том, что использовали транспортное средство компании в личных целях (поездки по магазинам и прочее).

В рассматриваемом случае – речь о законности эксплуатации транспортного средства, которая и подтверждается доверенность, страховым полисом и водительским удостоверением работника компании.

Формулировки «путевой лист НЕ обязателен и достаточно лишь доверенности» в законодательстве нет, мой вывод сделан с учетом анализа вышеизложенным нормативных правовых актом и личного практического опыта по данному вопросу.

Положение об эксплуатации служебного автотранспорта работниками Лёня»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Общества с ограниченной ответственностью

«Дядя Лёня» ( Лёня»)

«___» июля 2015 года

м. п.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНОГО АВТОТРАНСПОРТА РАБОТНИКАМИ ЛЁНЯ»

ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ № ____

Лёня», принят в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ

город Москва 2015 год

Статья 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение об эксплуатации служебного автотранспорта работниками Лёня» (далее по тексту – Положение) разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств (далее по тексту также — автомобиль или служебный автомобиль).

Положение определяет права и обязанности Общества с ограниченной ответственность «Дядя Лёня» (далее – Общество) и работников Общества, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Общества автотранспортных средств, принадлежащих Обществу.

2. Предоставляемый работнику Общества автомобиль является собственностью Общества.

3. Автомобиль предоставляется работникам Общества, оформленным на работу в Обществе по трудовому договору, и занимающим должности, исполнение обязанностей по которым связанно с частыми служебными поездками.

В трудовом договоре и должностной инструкции работника, эксплуатирующего служебный автомобиль без водителя, должно быть указано, что исполнение возложенной на него трудовой функции предусматривает исполнение обязанностей с использованием автомобиля.

На работников, эксплуатирующих служебный автомобиль без водителя, не возлагается трудовая функция водителя.

Статья 2. ДОПУСК РАБОТНИКА К УПРАВЛЕНИЮ АВТОМОБИЛЕМ

БЕЗ ВОДИТЕЛЯ

1. Общим условием допуска работника Общества к управлению автомобилем без водителя является наличие у работника:

— водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;

— стажа вождения автомобиля не менее одного года;

— действующей медицинской справки установленного образца.

2. Допуск работников Общества к управлению служебным автомобилем без водителя оформляется приказом Генерального директора Общества.

Данным приказом работник, имеющий право управлять служебным автомобилем без водителя, назначается ответственным за эксплуатацию служебного автомобиля.

3. Перед подготовкой приказа Генерального директора Общества, разрешающего конкретному работнику управление автомобилем без водителя, работник должен предоставить в отдел кадров Общества пакет документов, указанный в п.1. настоящей статьи.

Копии предоставленных работником документов хранятся в отеле кадров Общества.

4. После издания приказа, разрешающего работникам Общества управление служебным автомобилем, на каждого такого работника оформляется доверенность на право управления автомобилем Общества.

5. В период эксплуатации служебного автомобиля работнику должен выдаваться путевой лист. Форма путевого листа утверждается приказом Генерального директора.

6. Общество вправе в любое время изменять и дополнять условия допуска работника Общества к управлению служебным автомобилем.

Статья 3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА ПРИ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работники, допущенные приказом Генерального директора к эксплуатации служебного автомобиля, обязаны:

— знать и исполнять требования настоящего Положения, должностной инструкции и инструкции по охране труда работников, допущенных к эксплуатации служебных автомобилей;

— выезжать на линию только при наличии путевого листа;

— перед началом работы в обязательном порядке проходить предрейсовый медицинский осмотр, отметка о результатах которого должна быть проставлена в путевом листе;

— строго соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим;

— использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;

— соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

— в обязательном порядке ставить автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона;

— обеспечить сохранность документов и ключей на переданный автомобиль, в том числе не допускать случаев их оставления в салоне автомобиля;

— следить за техническим состоянием автомобиля, выполнять самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации;

— своевременно проходить техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр;

— содержать автомобиль в надлежащем порядке и чистоте;

— не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии, выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом руководителя своего подразделения Общества;

— не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья работник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

— своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в отдел кадров Общества об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

— контролировать своевременное переоформление или пролонгацию договора обязательного страхования ответственности владельцев транспортных средств на автомобиль, а также, в случае необходимости, договора добровольного страхования (договора КАСКО);

— контролировать своевременное переоформление договора со специализированной организацией на выполнение работ по выпуску автомобиля на линию;

— сопровождая документы и грузы к месту назначения, обеспечивать необходимый режим сохранности, конфиденциальности и хранения их при транспортировке;

— не употреблять перед работой и в ее процессе алкоголь, психотропные, снотворные, антидепрессивные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека;

— категорически не допускать случаев неслужебного использования автомобиля в личных целях без разрешения руководства;

— не допускать внесения каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию служебного автомобиля.

2. В случае если предоставленный работнику служебный автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям работник вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы. По приезде эвакуатора работник обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

3. Работник обязан строго соблюдать установленный в Обществе порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля.

4. Работник, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.

5. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации служебного автомобиля работникам категорически запрещается осуществлять:

— перевозку пассажиров, не являющихся работниками или гостями Общества;

— транспортировку документов, материалов и иного груза, не принадлежащих Обществу;

— буксировку транспортных средств, не принадлежащих Обществу.

Статья 4. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. При использовании служебных автомобилей Общество осуществляет следующие расходы:

— проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

— безналичная оплата бензина;

— оплата мойки автомобиля;

— оплата химчистки салона автомобиля не более двух раз в год;

— оплата парковки автомобиля у офисов клиентов Общества;

— безналичная оплата эвакуации автомобиля (в случае, если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям);

— приобретение Обществом запасных частей к автомобилю.

2. Сотруднику, ответственному за эксплуатацию автомобиля, Общество производит возмещение расходов, указанных в п.1. настоящей статьи, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Обществе. Документы, подтверждающие расходы работника Общества на эксплуатацию автомобиля, принимаются от работника бухгалтерией вместе с заполненными Путевыми листами.

Нормы расходов ГСМ утверждаются приказом Генерального директора Общества.

3. В целях планомерного и целевого использования средств, Общество устанавливает следующие минимальные внутренние нормативные сроки службы (пробеги) для следующих запасных частей служебных автомобилей:

аккумуляторные батареи — 6 месяцев с момента установки на автомобиль;

диски колесные — каждые 30.000 км пробега с начала эксплуатации;

шины автомобильные (летние) — каждые 30.000 км пробега с момента начала эксплуатации;

шины автомобильные (зимние) — каждые 20.000 км пробега автомобиля, но не менее 1 (одного) года с момента ввода в эксплуатацию;

щетки стеклоочистителя (в сборе) — 6 месяцев с момента установки на автомобиль;

аптечки автомобильные первой медицинской помощи — 1 раз в год;

огнетушители автомобильные — по истечении срока годности.

4. Общество не компенсирует работнику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Общества. Общество не возмещает работнику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в случае, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.

Статья 5. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. Автомобили, принадлежащие Обществу, должны быть застрахованы в соответствии с Федеральным законом от 25 апреля 2004 года №40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» (далее – Закон №40-ФЗ), а также дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: «угон (кража)», «ущерб» и «гражданская ответственность».

В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении служебного автомобиля, эксплуатирующий его работник лично обязан:

а) в случае угона (кражи) автомобиля:

— незамедлительно сообщить в органы МВД по месту угона (кражи) автомобиля;

— незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю Общества;

— получить в органах МВД установленного образца справку о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля;

б) В случае причинения ущерба автомобилю или наступления гражданской ответственности:

— при дорожно-транспортном происшествии работник, находившийся за рулем служебного автомобиля, обязан незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя страховой компании и сотрудника ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия, а также выполнить другие обязанности в соответствии с Законом №40-ФЗ;

— незамедлительно поставить в известность руководство Общества и обслуживающего Общество страхового агента;

— получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

Статья 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Обществу за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

— умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

— угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

— управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

— управления автомобилем лицом, не имеющим путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

— использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

— перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

— использования автомобиля для неслужебных целей;

— непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

— нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.

2. Работник, управлявший автомобилем Общества и виновный в причинении ущерба Обществу, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

Положение РАЗРАБОТАЛ:

Ведущий юрист

Лёня» ____________ ____________

Суд поддержал запрет на использование личного транспорта в служебных целях

Работодатель прописал запрет на использование личного транспорта в ПВТР

Работник Иванов (фамилия изменена — прим.ред.) заключил трудовой договор с филиалом ОАО «РЖД». По договору он был обязан:

  • добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, должностной инструкцией;
  • исполнять нормативные документы ОАО «РЖД»;
  • соблюдать трудовую дисциплину, а также требования по охране труда и обеспечению безопасности труда.

Среди прочего в должностные обязанности Иванова входила обязанность выезжать в органы государственной регистрации и учета недвижимого имущества по вопросу получения сведений из государственного кадастрового учета. При этом, согласно требованиям ПВТР, с которыми работник ознакомился под подпись, запрещалось использовать личный транспорт в служебных целях. Также при трудоустройстве Иванов дал расписку, обязуясь не использовать в рабочее время личный автотранспорт в качестве водителя и потенциального пассажира.

Работник посчитал запрет необоснованным и незаконным

Несмотря на обязательства, Иванов воспользовался персональным транспортом (мотоциклом) для того, чтобы в очередной раз получить сведения из органов госрегистрации. Факт нарушения был зафиксирован видеокамерами.

Работника наказали: работодатель наложил дисциплинарное взыскание в виде выговора. Это решение заставило недовольного сотрудника обратиться в суд. Истец требовал отменить приказ о дисциплинарном взыскании, а также отменить пункт, запрещающий работникам пользоваться личным транспортом в служебных целях. По мнению Иванова, такая норма безосновательно ухудшает условия его труда, поскольку служебный транспорт для выполнения должностных обязанностей не предоставляется. Кроме того, действующее законодательство не содержит запрета на использование персональных транспортных средств в служебных целях.

Решение суда

Трудовой спор между филиалом ОАО «РЖД» и Ивановым разбирал сначала Мещанский районный суд г. Москвы, а затем Московский городской суд. В обоих случаях мнение судей было единым.

В Апелляционном определении Московского городского суда от 04.04.2018 № 33-14444/2018 подчеркивается, что оспариваемые нормы ПВТР были утверждены после согласования с профсоюзной организацией. Введенный в документе запрет обусловлен необходимостью обеспечения безопасности труда, что не противоречит действующему законодательству, в том числе требованиям ст. 8 ТК РФ. Судьи также отметили, что «запрет на использование личного транспорта в рабочее время в служебных целях корреспондируется с обязанностями работника добросовестно выполнять возложенные на него трудовые обязанности, соблюдать требования по охране и безопасности труда».

Когда личным транспортом можно пользоваться

Из ст. 188 ТК РФ следует, что личное имущество работник может использовать с согласия или ведома работодателя. При этом сотруднику положена компенсация за использование и износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов. Кроме того, владельцу возмещаются расходы, связанные с использованием личного имущества. О размерах и порядке выплаты компенсации и возмещения расходов стороны договариваются отдельно в письменном виде.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *