Как составлять юридические документы

Как составлять юридические документы

Система логических требований (правил) в правотворчестве

Характер юридической логики накладывает отпечаток на логические правила, используемые при составлении нормативных актов. Таких правил достаточно много. Некоторые логические правила имеют общий характер. Они важны при принятии всех юридических решений (нормативных и индивидуальных) и при составлении всех правовых документов.

Перечислю общие логические правила.

Единообразное понимание терминов.

  1. Согласованность различных частей правового документа.
  2. Согласованность различных правовых документов.
  3. Отсутствие противоречий между частями правового документа.
  4. Отсутствие противоречий между различными правовыми документами.
  5. Последовательность мыслительных операций, используемых при построении правовых актов.
  6. Убедительность правовых документов.

Теперь назову специфические логические правила, используемые в процессе правотворчества.

  1. Обоснование мотивов принятия нормативного акта (правило мотивации).
  2. Соответствие нормативного акта общим принципам системы законодательства.
  3. Однородность правовых обобщений, помещаемых в нормативный акт (правило отраслевой типизации).
  4. Классификация нормативных предписаний.
  5. Регламентирование всех элементов логической нормы права.
  6. Обеспеченность нормативных предписаний санкциями.
  7. Отсутствие дублирования нормативных предписаний.

Уже одно перечисление логических правил, которые требуется выполнить в процессе правотворчества, показывает, что правотворческие субъекты вынуждены выполнять очень сложную интеллектуальную работу, к какой относится правотворчество. И это внушает к ним уважение даже при том, что они на этом пути порой допускают ошибки.

Рассмотрим эти логические правила правотворчества по порядку.

Обоснование мотивов принятия нормативного акта

(правило мотивации)

Для общества оптимальным вариантом является ситуация, когда человек как разумное существо строит свое поведение согласно нормам права не под страхом принуждения, а добровольно, понимая необходимость такого поведения. В данном случае не надо тратиться на обеспечение контроля над поведением таких граждан и применять аппарат принуждения, если потребуется его коррекция.

Однако для обеспечения добровольности исполнения закона следует предпринимать определенные меры. Одним из эффективных способов является указание в самом нормативном акте на причины, мотивы его принятия, цели и задачи, которые законодатель при этом преследует. Не лишним будет назвать и главную идею закона. Все это составляет информацию для адресатов нормативного акта, ориентирующую и мотивирующую поведение, заложенное в нормативном акте.

Чаще всего мотивировка создания нормативного акта заложена в его преамбуле. Но это не обязательное правило. Вот пример иного рода, когда законодатель счел необходимым более пространно изложить мотивы, связанные с принятием нормативного акта, и посвятил этому отдельную статью.

В преамбуле Закона РФ «Об образовании» сказано, что право на образование является одним из основных неотъемлемых конституционных прав граждан РФ. Это положение уже ориентирует граждан на то, что речь идет об их свободе (любое право — это мера дозволенного, возможного поведения). Но дальше законодатель подталкивает граждан к тому, чтобы они непременно им воспользовались, разъясняя, что дает образование личности и на каких принципах оно основывается.

В ст. 2 Закона РФ «Об образовании» говорится о том, что государственная политика в области образования основывается на следующих принципах:

  • гуманистический характер образования, приоритет общечеловеческих ценностей, жизни и здоровья человека, свободного развития личности. Воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье;
  • единство федерального культурного и образовательного пространства. Защита и развитие системой образования национальных культур, региональных культурных традиций и особенностей в условиях многонационального государства;
  • общедоступность образования, адаптивность системы образования к уровням и особенностям развития и подготовки обучающихся, воспитанников;
  • светский характер образования в государственных и муниципальных образовательных учреждениях;
  • свобода и плюрализм в образовании;
  • демократический, государственно-общественный характер управления образованием, автономность образовательных учреждений.

Согласимся, что мотивировка получения образования весьма внушительна.

Соответствие нормативного акта общим принципам системы законодательства

Основополагающим среди общих принципов системы законодательства является принцип законности. Это означает, что ни один нормативный акт не должен противоречить Конституции РФ и нормативным актам, имеющим более высокую юридическую силу. Чтобы воплотить принцип демократизма в законотворчестве, депутаты парламентов (как федерального, так и региональных) должны поддерживать тесную связь со своими избирателями, знать их нужды и чаяния.

Принцип научности в правотворчестве обеспечивается привлечением ученых для проведения экспертизы подготовленных проектов законов. Однако необходимо признать, что сотрудничество с научными силами лучше начинать на более ранних этапах прохождения законопроектов. Принцип реальности заставляет законодателей «держать руку на пульсе» и не отрываться от действительности.

Одним словом, принципы, пронизывающие всю систему законодательства, — это «маяки» для каждого нормативного акта в отдельности и по ним надо выверять все законодательные акты.

Однородность правовых обобщений, помещаемых в нормативный акт (правило отраслевой типизации)

На сегодняшний день специализация норм права достигла высокого уровня. Давно ушло время, когда, как в Русской Правде, в одном нормативном акте можно было найти уголовно-правовые, гражданско-правовые и семейно-правовые нормы. Комплексные нормативные акты, в которых содержатся нормы, относящиеся к различным отраслям права, вне всякого сомнения, являются анахронизмом. В нормативный акт должны помещаться нормативные обобщения, регулирующие однородные отношения, и в силу этого сами нормы должны иметь одинаковые родовые признаки и структурный тип.

Применительно к «старым» отраслям права, где существуют кодифицированные акты, это правило, в принципе, соблюдается. Хотя, например, Семейный кодекс РФ вторгается в область гражданско-процессуального права (см. ст. 67—71). К сожалению, это правило часто нарушается при упорядочении какой-либо относительно новой области общественной жизни, еще не подвергавшейся детальной правовой регламентации. Причем делается это из самых благих побуждений: собрать все нормы права воедино и облегчить адресатам пользование нормативным актам.

Федеральный закон «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» в гл. 5, посвященной экономике системы высшего и послевузовского профессионального образования, содержит нормы гражданско-правовые (об имуществе вузов), финансовые (о финансировании вузов), трудовые (об оплате труда работников вузов и их стаже). Инородность этих норм очевидна: они практически повторяют нормы других нормативных актов, к которым все равно придется обращаться, поскольку в них эти вопросы регулируются более детально и специализированно.

Классификация нормативных предписаний

Ее суть состоит в распределении правового материала по классам (группам, видам) в соответствии с избранным критерием. Эта работа заключается в упорядочении юридических норм на основе аналогий и различий.

Классификация позволяет установить логический порядок, четкое и даже геометрическое разграничение правовых явлений, при необходимости — формальную иерархию понятий, феноменов и ситуаций права. Классификация сведет воедино отличающиеся на первый взгляд одно от другого явления, которые будут поставлены в определенном порядке с целью облегчить их рассмотрение, анализ и толкование.

Классификация должна осуществляться по следующим правилам:

  1. при делении правовых норм надо использовать одно и то же основание;
  2. объем частей множества должен равняться объему всего классифицируемого множества (правило соразмерности деления);
  3. члены множества должны взаимно исключать друг друга;
  4. подразделение на множество должно быть непрерывным, т.е. нельзя перескакивать через ближайшее подмножество.

Право применяет большое число классификаций. Например, существуют различные классификации лиц (физические и юридические лица; правоспособные и неправоспособные), классификации субъективных прав (вещные, личные и интеллектуальные права; имущественные и неимущественные права), классификации вещей и имущества и т.д.

Существуют также различные классификации юридических актов, обязательств, правонарушений и мер ответственности, видов ущерба и способов его возмещения. Есть классификации преступлений и наказаний в Уголовном кодексе РФ. Все эти классификации представляют большой интерес как в плане ясности норм права, так и в плане их юридического анализа и применения. Классификации являются определяющим элементом развития и совершенствования системы права в целом.

Классификации должны быть выстроены так, чтобы выявлялись регулятивные и охранительные свойства права. В них должна просматриваться связь между регулятивными и охранительными правовыми предписаниями. В конечном счете правильно сделанные классификации всегда позволяют мысленно сконструировать логическую норму права.

Логические правила составления нормативно-правового акта.

Любой юрист, работа которого связана с правовыми нормами, обращается к элементарным правилам формальной логики. В правотворч-й деят-ти знание и правильное их использ-е необходимо вдвойне. В процессе выработки норм права чаще всего применяются индуктивные д-вия для того, чтобы обобщить согласно этим правилам факты социальной действительности и расположить их в определенном порядке.

Установление норм права вынуждает использовать постоянно, часто в инстинктивной или подразумеваемой форме, юридические умозаключения. Логические правила, применяемые в правотворчестве. Характер юр. логики накладывает отпечаток на логические правила, используемые при составлении нормативных актов. Таких правил достаточно много. Ряд логических правил носит общий характер. Они важны при принятии всех юр. решений (нормативных и индивидуальных) и при составлении всех правовых документов. Общие логич-е правила: 1. единообразное понимание терминов; 2. согласованность разл. частей правового док-та; 3) согласованность разл-х правовых документов; 4) отсутствие противоречий между частями правового документа; 5) отсутствие противоречий между различными правовыми документами; 6) последовательность мыслит-х операций, используемых при построении правовых актов; 7) убедительность правовых документов. Специфические логические правила: 1) обоснование мотивов принятия нормативного акта (правило мотивации); 2) соответствие нормативного акта общим принципам системы законодательства; 3) однородность правовых обобщений, помещаемых в нормативный акт (правило отраслевой типизации); 4) классификация нормативных предписаний; 5) регламентирование всех элементов логической нормы права; 6) обеспеченность нормативных предписаний санкциями; 7) вынесение за скобки одинаковых частей логических норм. 26.

Как составить юридический документ

Одна из причин, по которой простые смертные идут к юристам за помощью, является невозможность самостоятельно составить грамотно юридический документ. Такая же проблема подстерегает новоиспечённых юристов, которых не учат в институтах искусству юридического письма и всё приходится постигать тернистым путём долгой практики.

Но если для граждан создано великое множество различных образцов документов, которые можно найти в интернете и просто вписать туда свои данные, то практикующие молодые юристы такими писульками не отделаются. Не профессионально, знаете ли.

Однако не стоит бояться своей работы. Да, конечно, юридические знания и навыки, несомненно, являются частью составления грамотного документа, так же как и грамматика с лексикой. Но вы всегда должны помнить, что основные ваши соратники при составлении любого документа (письма, претензии, иска, заявления, жалобы) – это простота изложения и творческий подход.

В школе я не умела писать сочинения. Для меня было мукой высосать из пальца личностные характеристики Печорина или душевные терзания Анны Карениной. А вот письма писала с удовольствием и получала от этого наслаждение, которое не знакомо молодому поколению, общающемуся посредством соцсетей.

Так вот, когда вы составляете юридический документ, помните, что вы пишите сочинение, но так, как если бы писали письмо. Ведь читать ваш опус будет такой же человек, как и вы, независимо от рангов и регалий, и ему должно быть понятно то, что он читает.

Краткость – сестра таланта. А. П. Чехов

Представьте, что вам дали прочитать рецепт вишнёвого пирога, написанный буквально по-дурацки: не «возьмите тесто и раскатайте его скалкой», а «возьмите смесь муки, воды, сахара и яиц и раскатайте это цилиндрическим предметом кухонной утвари». Думаю, после такого рецепта желание печь пирог отпадёт раз и навсегда.

То же самое и с документом. Он должен быть составлен так, чтобы его было легко читать. И это главное! А всё остальное само собой приложится.

ПЛАН

Итак, с чего обычно начинается сочинение? Правильно, с плана. Но чтобы составить план для юридического сочинения, надо изучить доказательственную базу. Вы же должны знать, что конкретно хотите написать, или хотя бы иметь какие-то мысленные наброски. Для этого необходимо перешерстить законодательство, чтобы иметь представление о том, как вы будете отстаивать свои интересы, на что опираться.

Пример. Допустим, ваш подрядчик подал иск в суд о взыскании неустойки за просрочку оплаты подрядных работ. Изучив внимательно все документы, вы установили, что у подрядчика тоже рыльце в пушку, так как он просрочил выполнение работ. Договорная неустойка за просрочку выполнения обязательства в вашем случае не установлена, значит, вы можете применить взыскание процентов за пользование чужими денежными средствами. А учитывая, что у вас появились встречные требования, то вы уже пишите не отзыв, а встречный иск.

Всё, примерные аргументы сформированы. Теперь план составить легко. Для этого надо всего лишь помнить правила написания «юридических сочинений»: вступление, описание, вывод. Причём описаний и выводов может быть несколько. Всё это поможет соблюсти логическое изложение мыслей. Помните о том, что каждое ваше резюме должно вытекать из предыдущего умозаключения, чтобы, в конце концов, подвести общий итог всему изложенному.

Смутно пишут о том, что смутно себе представляют. М. В. Ломоносов

Краткий пример. Налоговой вынесено решение о привлечении ООО к ответственности по ст. … и взыскании штрафа в сумме.

ООО привлечено к ответственности за несвоевременное представление сведений по форме 2-НДФЛ. (суть событий — вступление)

Ст. … установлены обстоятельства, смягчающие ответственность за данное правонарушение, перечень обстоятельств не является исчерпывающим. (ссылка на закон — описание)

Однако при вынесении своего решения налоговый орган не учёл наличие следующих смягчающих обстоятельств.(промежуточный вывод)

Причиной неполучения налоговым органом в установленный срок сведений по форме 2-НДФЛ явилось…

Вместе с тем в ходе выездной налоговой проверки было установлено добровольное полное перечисление налога на доходы физлиц (отражено в Акте), а значит требования налогового законодательства по исчислению, удержанию и перечислению налога были соблюдены ООО.(суть событий и ссылка на ненормативный акт — описание, промежуточный вывод)

Таким образом, несвоевременная передача сведений не может быть признана умышленной, при том, что общество добровольно уплатило налог, а значит вредных последствий для бюджета не возникло. Кроме того, общество впервые совершило данное правонарушение.

В связи с этим считаем назначенный штраф абсолютно не соразмерным последствиям совершённого правонарушения. (промежуточный вывод)

Согласно ст. … при наличии хотя бы одного смягчающего ответственность обстоятельства размер штрафа подлежит уменьшению не менее, чем в 2 раза.(ссылка на закон — описание)

Учитывая, что все вышеуказанные обстоятельства являются смягчающими для ответственности ООО, размер штрафа подлежит уменьшению.(окончательный вывод)

На основании изложенного и руководствуясь ст. …, прошу: уменьшить размер штрафа.

Заметьте, что апелляционные и кассационные жалобы по своему содержанию очень похожи на отзывы к исковым заявлениям. То есть их смысл в том, чтобы «отбить» доводы оппонента или выводы суда, изложенные в судебном акте. Поэтому они должны быть разделены на части, каждая из которых посвящается разбору определённого вопроса.

Теперь очень важный момент. Каждая повествующая часть вашего сочинения должна содержать ссылки на нормативную базу и вывод о том, что оппонентом не выполнены требования законодательства или заключённого договора и что за это грозит. Например:

По условиям договора (п. 3.1) Ответчик должен был поставить товар в течение 10 дней с момента оплаты, то есть не позднее 1 апреля 2015 г. Однако, до настоящего времени товар нами не получен. – это констатация

Согласно п. 8.1 договора, в случае просрочки поставки товара могут быть начислены пени в размере 0,1% от стоимости товара за каждый день просрочки. – ссылка

Соответственно пени за просрочку поставки составляют 30 000-00 рублей. – это вывод

Легко читать? По-моему, да и понятно любому человеку, даже не имеющему юридического образования. Ваш текст должен быть одной большой лаконичной логической цепочкой с изложением фактов и выводов, примерно так:

— заключён договор, каковы обязательства ваши и оппонента;

— сроки выполнения обязательств, практическое их выполнение (причины);

— ссылки на нормативную базу, которая нарушена или соблюдена;

— ваш вывод о том, что должно быть присуждено.

Иногда можно пойти и от обратного, то есть сначала изложить выводы, а потом сопоставить их с вашей проблемой. Тут уже надо подключать творческую жилку.

ССЫЛКИ НА ЗАКОНЫ

Следующая важная деталь – не переписывать дословно законы, а брать из них только необходимые выдержки, позволяющие обратить внимание на суть вашего дела. То есть надо извлечь из закона основную мысль. Это также способствует краткости и ясности изложения.

Всё нужно делать как можно проще, но не проще простого. А. Энштейн

Например, посмотрите, как выглядит в оригинале очень часто используемая статья 395 ГК:

  1. За пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате либо неосновательного получения или сбережения за счет другого лица подлежат уплате проценты на сумму этих средств. Размер процентов определяется существующей в месте жительства кредитора, а если кредитором является юридическое лицо, в месте его нахождения учетной ставкой банковского процента на день исполнения денежного обязательства или его соответствующей части. При взыскании долга в судебном порядке суд может удовлетворить требование кредитора, исходя из учетной ставки банковского процента на день предъявления иска или на день вынесения решения. Эти правила применяются, если иной размер процентов не установлен законом или договором.

Вам бы понравилось такое перечитывать? Не думаю, тем более что статью и так юристы знают почти наизусть. Поэтому примените только ту её часть, которая наиболее отражает суть вашей проблемы:

В силу ст. 395 ГК РФ за пользование чужими денежными средствами вследствие уклонения от их возврата подлежат уплате проценты на сумму этих средств.

Либо:

В случае уклонения лицом от возврата денежных средств подлежат уплате проценты за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ).

Всё! Ключевая фраза здесь – уклонение от возврата, то есть вы делаете акцент на то, что ваш должник отказывается вернуть вам некие денежные средства и ответственность за это прямо предусмотрена законом.

Ещё одна важная норма ГК, которую можно использовать буквально в каждом случае – это надлежащее исполнение обязательств. Вот как это выглядит в оригинале:

ст. 309 ГК РФ

Обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований — в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями.

ст. 310 ГК РФ

Односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение его условий не допускаются, за исключением случаев, предусмотренных законом. Односторонний отказ от исполнения обязательства, связанного с осуществлением его сторонами предпринимательской деятельности, и одностороннее изменение условий такого обязательства допускаются также в случаях, предусмотренных договором, если иное не вытекает из закона или существа обязательства.

Вот как это использую я:

В соответствии со ст. ст. 309, 310 ГК РФ обязательства должны исполняться надлежащим образом, односторонний отказ от исполнения обязательств не допускается.

Не бойтесь поиграть с формулировками, переставить слова местами, чтобы сделать ударение на какое-то из них. Это придаёт убедительность вашему тексту, при этом не загромождает его ненужными фразами, позволяя оставаться лёгким. Ведь ваш текст и так будет загружен указанием различных дат, наименований документов и лиц, сумм и ссылок на нормативные акты. Именно поэтому важно излагать всё лаконично и по существу.

Также не забывайте, что все ваши аргументы, вытекающие из законодательства, должны подкрепляться документальными доказательствами.

ГРАМОТНЫЙ ТЕКСТ

Предпоследний момент – это текст, изложенный без орфографических ошибок и с соблюдением правил делопроизводства. Читая неграмотные тексты, сразу возникает чувство неуважения к себе со стороны автора. Я просто ухожу с сайтов, на которых изложен неграмотный контент, потому что мне неприятно спотыкаться на каждом слове. Представьте, каково же судьям или вашим оппонентам читать коряво написанный текст, вызывающий брезгливое презрение.

Если у вас проблемы с русским языком, то в сети много сервисов по проверке грамматики, например, орфограммка.ру. Ну а порядок составления документов придётся изучить (поля, абзацы), или хотя бы подсмотреть, как красиво написаны законы.

И последнее. Отбросьте категоричность, причём это касается не только составления документов, но и общения с оппонентом. Возражать надо со знанием дела, а не пускать пыль в глаза. Ведь вы излагаете свою точку зрения, а не представляете истину в последней инстанции. Выражайтесь нормативными формулировками, это поможет вам избежать недопонимания с вашим оппонентом: не «вы должны были нам…», а «обязательства должны выполняться в соответствии…».

Я понимаю, что лёгким это только кажется, но никто не рождается мастером, всему надо учиться. Надеюсь, эта статья поможет вам хоть немного разобраться в том, как правильно составить юридический документ и, возможно, облегчит понимание порядка его составления.

Нет ничего невозможного. Ваш юрист.

Составление юридических документов

Составление юридических документов представляет собой облачение в текстовую форму их правового содержания. Правила составления разных юридических документов различны, однако есть возможность выделить нечто общее, нс зависящее от вида документа.

Любой документ должен быть оформлен юридически грамотно и содержать правильные сведения обо всех событиях, которые освещает автор, его составивший. Документ необходимо составлять на специальных бланках или стандартных листах бумаги. В случае исправления в документах делается специальная оговорка «Исправленному верить», которая заверяется подписью и печатью. При перечеркивании необходимо, чтобы исправленный текст был виден.

Можно выделить следующие основные требования к тексту юридического документа:

  • 1) директивность и официальность – формулировки юридического документа должны носить волевой характер, предполагающий независимость исполнения норм права от отношения субъектов, индивидов, от согласия или несогласия с этим предписанием;
  • 2) логическая полнота и законченность текста – в юридическом документе его смысл должен быть целостно выражен и не оставлять возможности для дополнения путем, если можно так выразиться, домысливания невыраженных положений документа, осуществляемого в форме расширительного толкования, основанного на аналогии, в юридическом документе должны найти место все без исключения атрибуты законченных фраз, положений и правил, субъект правоотношений не должен нуждаться в разъяснении смысла выраженных в документе предписаний;
  • 3) точность и определенность юридической формы, которая предполагает наибольшую конкретизацию значения содержащихся в документе формулировок и выражений; текст документа должен быть исчерпывающе понятен, смысл его не должен быть «растворен» среди неясных фраз, способных иметь несколько значений;
  • 4) максимальная экономичность, оптимальная емкость, компактность формулировок – юридический документ должен быть лаконичным, т.е. предельно кратким (но не в ущерб полноте содержащейся в нем информации);
  • 5) спокойствие и бесстрастность – при создании юридического документа следует остерегаться экспрессивных и образных средств языка, недопустимы пышность, торжественность, риторика, пафос, экспрессия, исключается использование слов в их переносном значении (троп) направленных на усиление мысли образных преувеличений (гипербол), образных сравнений (метафор), аллегорий;
  • 6) культура стиля и языка документа – правильное составление текстовых конструкций в соответствии с правилами русского языка, соблюдение при написании правил грамматики, синтаксиса, пунктуации и, самое главное, стилистики;
  • 7) использование легально определенных юридических терминов для обозначения понятий, неизвестных в обычном языке, или имеющих в праве иное значение, нежели в общепринятом языке, является тем инструментом, который позволяет обеспечить всеобщую ясность, популярность законодательства, в котором для обеспечения его полноты и краткости используется специальная единая для всей системы права терминология.

Изложение материала должно осуществляться логически целостно, последовательно, в соответствии с общими правилами логики. Текст документа рекомендуется разделять на несколько основных смысловых частей. Наиболее известна логическая схема составления правоприменительных и инициирующих юридических документов: в них выделяются части:

  • • вводная (определение субъектов, создающих документ, объекта и характера отражаемых в документе правоотношений);
  • • описательная (определение фактических обстоятельств дела, являющихся основанием для издания документа);
  • • мотивировочная (указания на нормы права, являющиеся, по мнению авторов документа, регуляторами определенных в описательной части общественных отношений);
  • • резолютивная (определение субъективных прав и обязанностей конкретных участников правоотношений – устанавливаемых или инициируемых).

Можно рассмотреть особый вид юридических документов – нормативные правовые документы.

Структура нормативных правовых документов определяется правилами общей логики, а также логики закона. Наиболее важные из них, определяющие целые направления правового регулирования, предваряются преамбулами, которые служат для концентрированного изложения декларативных положений, общих целей правового регулирования. За ними следует изложение общих положений в порядке, определяемом степенью их обобщенности: принципы правового регулирования, дефиниции (легальные определения терминов), юридические конструкции, презумпции, фикции и пр. Далее следует изложение конкретных предписаний, в ходе которого опять-таки большое значение имеет соблюдение правил общей логики: от общего к специальному, от простого к сложному, от важного к второстепенному, от более простого к более сложному, от более важного к второстепенному, от общего правила к исключению (если таковые есть, что, впрочем, нежелательно). Завершают структуру нормативного акта заключительные положения (служащие для логической связки предписаний) и переходные положения (определяющие порядок вступления акта в силу).

В похожей форме правила общей логики применяются и для составления остальных видов юридических документов.

Культура составления делового документа

Текстология.руРусский языкКультура речиКультура деловой речиКультура составления делового документа

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией, Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем , основными из которых являются:

— организационно–правовая документация;

— плановая документация;

— распорядительная документация;

— информационно–справочная и справочно-аналитическая документация;

— отчетная документация;

— документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

— финансовая документация;

— документация по материально–техническому обучению;

— договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования:

— однозначность используемых слов и терминов;

— нейтральный тон изложения;

— соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм,

— обеспечивающих точность и ясность изложения;

— смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально–деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова–паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

— дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;

— уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

— убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

— паблисити вместо реклама;

— эксклюзивный вместо исключительный.

В документах не должны употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и так далее. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительно. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняемые сведения:

Направляем подробное описание автоматических систем управления.

Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по–разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений.

Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7. 2–77 (СТСЭВ2012–79).

Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит:

— вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру;

— соблюдение определенной дистанции между работниками;

— умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия;

— терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;

— умение признать свои ошибки, быть самокритичным;

— умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее.

В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересованность. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм, Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

Красивова А.Н. Деловой русский язык – М., 2001 г.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *