Кто составляет штатное расписание в организации

Кто составляет штатное расписание в организации

Содержание

Штатное расписание

Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.

Кто составляет штатное расписание

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.

Сведения, прописанные в штатном расписании

Штатное расписание содержит следующие сведения:

  • наименование структурных подразделений;

  • наименование должностей, специальностей, профессий;

  • количество штатных единиц;

  • размер оклада и (или) тарифной ставки;

  • наличие и размер надбавки;

  • прочие сведения.

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

  • наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

  • код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

  • «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

  • дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

  • в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

  • в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

  • графа 1 «Наименование структурного подразделения»;

  • графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

  • графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

  • в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

  • в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

  • графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

  • графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

  • графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Кто подписывает штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

— руководителя кадровой службы;

— главного бухгалтера.

Штатное расписание может быть подписано другими работниками.

В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.

Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Сроки утверждения штатного расписания

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

Штатное расписание: кто составляет, утверждает и делает его проверку на предприятии. Ответственные лица — разные!

Лица, ответственные за составление

Составлением данного документа на предприятии должен заниматься любой специалист, на которого возложена данная обязанность руководящим лицом. Расписание может делать: сам руководитель организации, экономист по труду, главный бухгалтер, юрист или специалист-кадровик.

ВАЖНО! Вне зависимости от того, кто разрабатывает этот документ на предприятии, официально за штатное расписание всегда отвечает либо руководитель, либо главный бухгалтер. Только эти лица имеют право подписывать документ.

Об особенностях составления штатного расписания для ООО и ИП читайте в нашем материале.

Кем проводится проверка?

Проверять штатное расписание имеет право инспектор труда. Данное лицо может посетить организацию в любое время с целью проведения инспекции, и запросить документ для рассмотрения и анализа текущего положения дел на предприятии. Визит проверяющего может быть крайне неожиданным, поэтому, расписание всегда должно быть в надлежащем виде.

В первую очередь, инспектора интересует следующая информация:

  1. Размер окладов среди сотрудников одного уровня. Дело в том, что заработная плата работников одной занимаемой должности, не должна разниться.
  2. Трудовой стаж работающих на предприятии.
  3. Количество трудящихся по совместительству и др.

Внимание! Документ необходимо предъявить по первому требованию проверяющих лиц. В противном случае, фирме могут выписать штраф.

О правильной структуре штатного расписания рассказано в этой статье, а вы найдете бланк документа.

Кем утверждается?

Штатное расписание вступает в юридическую силу только на основании приказа, который подписывает руководящее лицо. Поэтому, директор несёт полную ответственность за утверждение этого документа.

Расписание устанавливают в следующие сроки:

  • Работодатель вправе сам регулировать сроки и периоды его изменения.
  • Если на протяжении года документ подвергался каким-либо корректировкам, то с началом следующего календарного года, утверждают новое расписание.

О том, как утвердить штатное расписание на год, читайте .

Что делать, если необходимо изменение в документе?

Изменения в штатное расписание утверждаются на основании приказа, подписанного руководителем. Далее, сотрудники отдела кадров вносят в документ соответствующие изменения, прописанные в приказе. Таким образом, полная ответственность приходится на руководителя организации.

Корректировка документа происходит в связи с изменением оклада трудящихся. В таком случае, работодатель должен сообщить об этом работникам за два месяца до издания приказа о внесении изменений в штатное расписание.
Наименование должностей и новые оклады обозначаются сначала в приказе, а затем в расписании. Кадровики предварительно ознакамливаются с приказом под подпись.

Как правило, от даты выпуска приказа о внесении изменений в расписание до даты вступления этих изменений в силу, проходит какой-то срок. Потому что, зачастую, следом за поправкой расписания, следует поправка трудовых договоров.

О том, как ввести новую должность в штатное расписание, вы узнаете .

Как быть, если в организации директор и бухгалтер — одно лицо?

Если фирма небольшая, то руководитель в организации зачастую параллельно со своей основной деятельностью ведет бухучет. Совмещать руководство организацией и бухгалтерский учет, возможно в следующих случаях:

  1. Если предприятие малого или среднего масштаба, где общая численность работников не превышает 250 человек.
  2. Годовая выручка составляет около 500 млн руб. и около 1 млрд руб. (без НДС). Для ведения самостоятельного бухгалтерского учета, необходимо оформить приказ о принятии должностных функций бухгалтера на себя.

Если бухгалтер в организации имеется, и директор намерен только лишь исполнять его обязанности на время отсутствия (к примеру, в связи с болезнью или отпуском), то действовать нужно следующим образом:

  1. Необходимо оформить дополнительное соглашение для трудового договора директора, где стоит указать:
    • что руководитель будет совмещать должностные обязанности (свои и бухгалтера);
    • срок совмещения (например, на время декретного отпуска);
    • размер требуемой доплаты за функцию совмещения.
  2. Составить приказ о совмещении должностей.

Внимание! Если бухучет ведет лично директор предприятия, то в расписание не нужно вводить должность главбуха. Таким образом, руководитель будет осуществлять функции бухучета в рамках своей трудовой деятельности.

Если в расписании уже присутствует должность бухгалтера, то при совмещении трудовых обязанностей, директору будет начисляться соответствующая плата, отраженная в соглашении.

Составление и контроль штатного расписания — большая ответственность для сотрудника предприятия, поэтому данные функции официально возложены на главу фирмы. Этот документ представляет собой лицо компании перед инспектором по труду, перед налоговыми органами, при решении трудовых вопросов в судебном порядке, и потому, требует внимательного к себе отношения и может быть доверен только профессионалу своего дела.

Важность составления штатного расписания

Важность составления штатного расписания у многих вызывает вопросы, часто ли нужно его составлять, как правильно оно заполняется и является ли этот кадровый документ обязательным, чтобы прояснить несколько моментов мы подробно их расскажем в данной статье.
Составление штатного расписания, для чего оно необходимо?
Штатное расписание — это кадровый документ, который нужен для организации штатной структуры. Этот документ в себе содержит перечень структурных подразделения предприятия, список должностей, название специальностей и профессий с обязательным указанием квалификации. Форма штатного расписания Т-3 — унифицирована законом, оно помогает работодателям упорядочить и оптимизировать работу организации. Применение штатного расписания разрешает полностью видеть всю структуру предприятия, а так же ее подразделения.
Составление штатного расписания, является ли обязательным?
Этот кадровый документ лучше оформить, так как большое количество проверяющих органов находят его обязательным для каждой организации. К примеру, социальное страхование и налоговая инспекция всегда запрашивает этот кадровый документ при проведении проверок. Штатное расписание не являет собой документ налогового учета, однако работодателям необходимо его предоставить другим организациям во время проверок. Его отсутствие могут расценить как нарушение, за которое начисляется штрафная санкция в размере 50 тысяч рублей.
Как часто необходимо составлять штатное расписание?
Так как этот документ, является плановым, его целесообразно составлять раз в год или раз в полугодие. Это позволит регулировать число сотрудников предприятия и его состав. Однако необходимо утверждать этот кадровый документ на несколько лет, в том случае если предприятие не вводит новые должности.
Кто занимается разработкой и утверждением штатного расписания?
Руководитель предприятия может сам этим заняться, определив ответственные лица, которые окажут ему помощь, к примеру, главный бухгалтер, кадровые работники, сотрудники юридического или экономического отдела. Для того чтобы штатное расписание утвердить, руководитель подписывает специальное распоряжение или приказ. Реквизиты штатного расписания указываются в поле формы Т — 3.
Какие сроки хранения кадрового документа?
Штатное расписание имеет определенные сроки хранения. Кадровый документ должен сохраняться на протяжении 3х лет. Штатные расстановки, хранятся 75 лет, после составления нового.
Штатная расстановка
Некоторые предприятия ведут штатную расстановку, аналог штатного расписания. Он отражает имеющиеся вакантные места, а так же все сведения по замещению должностей. Штатная расстановка содержит табельные № сотрудников, информацию об различных изменениях в личном составе, сведения о категории работников и их стаже. Основой документа, является штатное расписание, в котором при необходимости добавляются дополнительные графы. Штатная расстановка не является обязательным документом, однако он очень удобен для крупных предприятий.
Правило составления штатного расписания
При заполнении «Шапки» указывается название предприятия в поле » Наименование», № документа, код ОКПО, дата составления, так же пишется дата вступления документа в силу в разделе » Штатное расписание на период». Имеется нумерация граф:
* 1 графа «Наименование». Указывается название структурного подразделения.
* 2 графа «Код». Указывается код подразделения, который присвоен руководителем предприятия.
* 3 графа. Указывается должность, класс, разряд сотрудника.
* 4 графа » Количество штатных единиц». Указывается число штатных единиц в соответствии с должностями.
* 5 графа «Тарифная ставка». Указывается оклад, % от выручки, тарифная сетка. Указывать сумму необходимо в рублях.
* 6,7,8 графа «Надбавки». Указываются мотивированные и компенсационные выплаты. Это доплаты, премии, надбавки.
* 9 графа. Указывается сумма общих граф 5 — 8. Суммируется оклад и надбавки, значение выводится в рублях.
* 10 графа. Указываем примечания, если их нет, графа остается пустой.
В строке «Итого» суммируются показатели по вертикали. Утверждает штатное расписание руководитель кадрового отдела или уполномоченное лицо. Главный бухгалтер так же подписывает кадровый документ. Печать ставить можно, однако она не обязательна.
Изменение штатного расписания
Существует 2 варианта, при которых штатное расписание требует изменений:
1. Разработка и утверждение нового штатного расписания. На основе действующего расписания разрабатывается новое с внесенными в него изменениями. Данные документ обретает силу действия с начала или с середины года.
2. В действующий кадровый документ вносятся изменения. Данные изменения штатного расписания происходят по соответственному приказу начальника. В приказе указываются основания, по которым вносятся изменения, а так же описываются внесенные изменения.
Если сокращается штат, когда вносятся изменения в штатное расписание?
Сокращение численности персонала, является основной причиной для изменений в кадровом документе. Сокращение численности предприятия предполагает исключение из документа отдельных штатных единиц. При увольнении работника нужно предупредить об этом за 2 месяца. Новое расписание вводится в действие по истечению этого времени.
Важность составления штатного расписания для предприятий, безусловно, имеется, оно помогает выполнять различные функции разной сложности, а так же оптимизирует деятельность предприятия в целом.
Образец заполнения: Штатное расписание (бланк скачать)

Как часто утверждается штатное расписание

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

В любой организации существует сводный локальный акт, характеризующий актуальную структуру наемного персонала — штатное расписание. Хотя этот документ и упоминается в статьях Трудового кодекса, а Минтруда считает его наличие необходимым, в законодательстве не установлена периодичность обновления штатного расписания.

Как часто делают штатное расписание

Впервые этот внутренний документ составляется в компании при организации деятельности и найме первых сотрудников. По мере необходимости в штатное расписание либо вносят изменения, либо создают новый документ. Частота замены такого локального нормативного акта зависит от нескольких причин:

  • законодательные изменения;
  • финансовое положение компании;
  • планирование деятельности;
  • размер фирмы;
  • количество внесенных изменений;
  • результаты СОУТ;
  • ошибки при составлении;
  • замечания контролирующих органов.

В локальных нормативных актах компании, регулирующих трудовые взаимоотношения, можно обозначить, как часто утверждать новое штатное расписание, обоснования внеплановых замен этого документа и процедуру создания и введения в действие нового расписания.

При незначительных изменениях штатное расписание можно не заменять новым документом, а издать распоряжение о замене отдельных позиций в нем.

Например, переименование одной группы должностей, либо изменение составной части заработной платы двум работникам не будет служить причиной для внеплановой замены одного расписания другим. В такой ситуации достаточно приказа о внесении изменений в действующий документ.

Вместе с тем, если незначительных изменений внесено несколько, а текущая структура наемного персонала уже мало похожа на утвержденное штатное расписание, замена его новым локальным актом необходима.

Частота утверждения штатного расписания также зависит от размеров компании. В небольших фирмах, с количеством сотрудников в пределах 10-15 человек, структура персонала не меняется годами. Поэтому в малом бизнесе достаточно утвердить этот локальный акт на два — три года, а затем заменить его новым.

Крупные корпорации с большим количеством сотрудников чаще подвержены изменению структуры кадров, слиянию или выделению новых направлений в деятельности, расширению рынков сбыта продукции и услуг. Поэтому в них штатное расписание утверждают ежегодно.

Как часто утверждается штатное расписание при изменении законодательства

В этом случае все также зависит от значительности изменений. Изменение названия одной или нескольких должностей из-за введения в действие нового общегосударственного классификатора профессий не несет за собой необходимости утверждения нового штатного расписания. А увеличение размера МРОТ может стать причиной для создания нового локального акта по структуре персонала, в том случае, когда в организации большое количество работников имеет базовые (должностные) оклады в размере минимальной оплаты труда.

Причиной для замены старого штатного расписания могут быть и результаты специальной оценки рабочих мест.

Например, по отчету комиссии СОУТ в компании выявлены рабочие места с высоким влиянием негативных факторов на организм человека.

В таких случаях, кроме обязательных мер по защите работников, персоналу также устанавливают специальные надбавки, что является изменением структуры оплаты труда. В этом случае необходимо заменить действующее штатное расписание и внести в новый документ информацию об изменении оплаты труда отдельным работникам.

Другие причины для утверждения нового штатного расписания

Влияют на изменение структуры наемного персонала и финансовые показатели деятельности компании. Резкое ухудшение экономического положения фирмы становится поводом для оптимизации численности сотрудников, объединения нескольких подразделений в одно либо сокращения количества нанятых работников. При таких изменениях нельзя обойтись только актуализацией действующего штатного расписания, нужно составлять и утверждать новый локальный нормативный акт.

Штатное расписание, отражающее актуальную структуру персонала и обосновывающее уменьшение численности работников, является необходимым документом для аргументации законности изменений, в случае конфликтных ситуаций и жалоб.

Увольняемые сотрудники могут отстаивать свои права и оспаривать законность сокращения в различных инстанциях. В ходе разбирательств по жалобам, отсутствие штатного расписания, наличие в нем устаревших сведений или ошибок может повлечь за собой штрафные санкции для нанимателя.

Еще одним поводом для замены действующего расписания становится расширение деятельности компании, увеличение объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг, выход на новые рынки сбыта. В таком случае этот локальный нормативный акт может меняться как в плановом порядке, так и вне утвержденной периодичности его замены. Если о подобных изменениях в деятельности фирмы известно заранее, то внести в штатное расписание новые должности и подразделения можно при ежегодном составлении этого документа. При этом появление возможности для развития компании в течение года, у руководства бизнеса есть возможность оперативно заменить устаревший документ новым штатным расписанием.

При планировании деятельности и составлении штатного расписания на новый период, в него вносят не только действующие должности, но и предполагаемые вакантные места, с указанием сроков увеличения численности сотрудников.

Причиной для незапланированного утверждения штатного расписания также становятся обнаруженные в нем ошибки и замечания контролирующих органов. В большинстве случаев нет возможности дожидаться начала нового календарного или учебного года и составлять штатное расписание с учетом этих факторов. Если ошибки и недочеты выявлены в ходе проверки компании, то на их устранение дается некоторый срок, как правило, до 1 — 2 месяцев. В случае непринятия нового штатного расписания на предприятие могут быть наложены штрафы за несоблюдение требований трудового законодательства.

Штатное расписание должно отражать актуальную структуру наемного персонала. При незначительных изменениях этот документ можно не утверждать по новой, а составить распоряжение о замене отдельных позиций в нем на новые. При этом лучше запланировать периодическую замену действующего расписания на новое. Вместе с тем, по некоторым причинам может понадобиться и внеплановая разработка, и утверждение нового штатного расписания. Такие основания для замены действующего документа могут быть разнообразны от принятия новых законодательных актов до результатов проверок или СОУТ.

Мирошниченко Валерий Андреевич


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *