Кто такой референт руководителя

Кто такой референт руководителя

В число современных офисных профессий вошла одна, которая несколько расширяет привычную ранее и носящую название секретарь. Давайте рассмотрим более подробно, профессию референт кто это такой, какие функции выполняет и, что он должен знать и уметь.

Особенности профессии

Современный руководитель должен выполнять целую массу задач. А так как очень часто для этого нужно много времени и внимания, то на помощь ему приходит его помощник – референт.

Благодаря этому специалисту руководитель может выполнять несколько действий, в число которых входит:

  1. наблюдение за работой сотрудников;
  2. проведение переговоров с постоянными и возможными клиентами;
  3. контроль за ведением учетной документации.

Именно по этой причине, референт выполняет обязанности правой руки директора. Причем очень часто бывает так, что обойтись без столь надежного помощника будет очень сложно. Даже в электронном ресурсе Википедия сказано, что совмещение секретарских и административных функций потребует от специалиста всестороннего развития и высокой степени коммуникабельности. Тем более, что ему приходится заниматься планированием рабочего времени и согласования дальнейших действий директора. А это предполагает умение быстро обрабатывать большие объемы информации.

Стоит сказать, что многие не всегда верно понимают, чем занимается референт, что должен знать и уметь, чтобы полностью соответствовать занимаемой должности.

Что должен знать и уметь специалист

Стоит сказать, что задач, которые должен уметь решать референт очень много. Особенно ценятся те, кто знает несколько языков, делопроизводством, ориентируется в действующем законодательстве. Только это позволяет специалисту быть востребованным на рынке труда.

Очень часто именно референт избавляет своего шефа от необходимости заниматься мелкими и не столь значительными делами, такими как составление речи или написание доклада, отчета. В результате директор может не отвлекаясь заниматься важными делами, требующими его особого внимания. Именно по этой причине, работа референта может совмещаться с секретарскими обязанностями, что только увеличивает нагрузку.

Стоит рассмотреть, что за профессия референт. И в этом нам поможет описание основных задач, которые стоят перед ним.

Они будут заключаться в следующем:

  • осуществление разбора и сортировки всей поступившей корреспонденции и письменных уведомлений;
  • информирование руководителя и других заинтересованных лиц о необходимой им информации;
  • выполняет прием телефонных звонков, учет и подготовка ответов на поступающие в компанию письма;
  • подготавливает информацию для телефонных переговоров руководителя;
  • занимается составлением плана рабочего дня, при этом будет учитывать все то, что было запланировано ранее;
  • принимает участие в подготовительных переговорах, как с кандидатами на вакантные места, так и с партнерами компании;
  • организует и контролирует работу с факсами;
  • принимает и сортирует документы, которые поступают для подписания директором;
  • ведет надзор за оргтехникой, принимает участие в решении отдельных хозяйственных вопросов.

Кроме того, референт может вести стенографию совещаний, при этом может подготавливать материалы для его проведения. Входит в обязанности референта и своевременно оповещение специалистов, которым следует присутствовать на этом совещании, ознакомить их о повестке дня, провести регистрацию всех собравшихся.

Занимается формированием личных дел и приказов, формирует архив. Должен знать и уметь решать различные организационные вопросы.

В результате такой специалист является универсальным работником, от которого может зависеть успешность и работоспособность всей организации. Ведь именно на референта возлагается организационная и координирующая работа по сохранению прямой связи между отделами организации. Например, оформление командировок, бронирование билетов и гостиничных номеров, составлении докладов. Возможно придется оказывать помощь для детей сотрудников.

Личностные качества специалиста

Естественно, что данная профессия имеет свои требования, соответствие которым поможет не только найти свое место, но и удержаться в ней. Прежде всего, это относится к личностным характеристикам.

Такой специалист должен быть:

  • внимательным;
  • аккуратным;
  • исполнительным;
  • дисциплинированным;
  • пунктуальным;
  • ответственным;
  • надежным.

Естественно, что растерянные люди, имеющие взрывной, эмоциональный и несдержанный характер просто надолго не задержатся. Кроме того, не помешает высокая стрессоустойчивость, что позволит выдерживать сложные и конфликтные ситуации, при этом с честью выходя из них победителем. Хорошо в этом поможет крепкая нервная система, а также устойчивая психика.

Очень часто в помощь референту, понадобится умение улыбаться в любых ситуациях, умение улаживать даже самые сложные конфликтные ситуации.

Как правило, обучение этой специальности не требуется, так как найти нужную специальность очень сложно. Однако такой человек должен постоянно учиться и самосовершенствоваться, чтобы соответствовать действующим требованиям.

Приветствуются люди, всесторонне развитые, имеющие специальность делопроизводство, юристы, психологи. Это поможет им не только самоорганизовываться, но и помогать другим настраиваться на рабочий лад.

Хороший специалист должен уметь быстро разобраться с направлением деятельности компании, познакомиться с коллегами и с людьми, с которыми ему придется контактировать во время работы. В этом поможет знание основ психологии и даже этикета. Именно по этой причине стоит внимательно изучить все существующие плюсы и минусы. И если плюс – хорошая зарплата и возможность завести полезные знакомства, то минусов будет значительно больше, ведь работа относится к разряду нервных и стрессовых.

Вывод

Итак, подытожим все вышесказанное. Референт кто это такой? Это очень важный сотрудник, без которого компания может ощутить сложности с организацией и координацией действий между руководителем и начальниками отделов.

Прочитав данную стать, написанную как для взрослых, так и для детей, можно определиться сможете вы или нет работать по этой специальности.

Возможно вам будет интересна статья: Лесоруб кто это такой, чем занимается, описание профессии

Референт – это кто

Кто такое референт, чем занимается?

Референт – относительно недавняя профессия. В советский и постсоветский период обязанности референта выполнял секретарь.

Со временем в развитых компаниях с обильной загруженностью начала формироваться новая специальность, которая заключается в консультировании клиентов и ознакомлении с общей информацией управляющего.

«Референт» на латыни звучит как «referents», что означает «ведающий», «сообщающий». Со временем специалист стал одним из первых помощников начальника, поэтому его должностные обязательства стали весьма-таки обширны. Рассмотрим основные:

  • сбор и предоставление необходимой документации;
  • организация, либо помощь в организации проведения собраний и презентаций;
  • выполнение частных поручений начальства;
  • работа на ресепшене (ответы на телефонные звонки и электронную почту, прием и консультирование посетителей);
  • командировочные поездки;
  • заказ билетов для поездок руководителя.

Это далеко не весь список. Может быть включена работа с почтой, закупка канцелярии в офис, организация корпоративных вечеров и экскурсий. Должностные обязанности референта зависят от деятельности самого руководителя.

Основные требования к должности

Почти во всех вакансиях говорится про наличие высшего образования и владение общением делового характера. Чтобы развивать себя в профессии референта можно освоить такие направления подготовки:

  • лингвистика;
  • государственное и муниципальное управление;
  • зарубежное регионоведение;
  • педагогическое образование по профилю английского, немецкого или французского языка;
  • фундаментальная и прикладная лингвистика;
  • педагогическое образование по профилю информатика и английский язык.

Также потребуются навыки работы с компьютером минимум на начальном уровне (работать с Word, Excel, осуществлять переписки в социальных сетях, уметь оперативно находить в интернете требуемую информацию).

В большинстве случаев предпочтение отдается сотрудникам с имеющимся опытом работы. Желательно от двух лет.

Запросы к личности сотрудника

Профессия имеет прежде всего социальную направленность поэтому кроме грамотного владения русским языком, референту стоит владеть коммуникабельностью и живой экспрессией в речи. Если компания имеет высокий статус, важную роль сыграет приятная внешность референта.

Часто данный сотрудник является промежуточным лицом между начальством и коллективом, поэтому специалисту необходимо обладать личностной уравновешенностью и умением сглаживать конфликты.

Учитывая, что референт – помощник начальника, немаловажную роль сыграют такие черты, как ответственность, пунктуальность, исполнительность.

Нередко приходится работать с большими объемами документации, частыми звонками. Это может привести к эмоциональному выгоранию и нервному срыву сотрудника. Чтобы работать в таком режиме нужна хорошая психологическая закалка.

Не лишним остается творческая инициатива и находчивость. Она сыграет ведущую роль в организации корпоративных вечеров и бизнес-идей.

Четко определить высоко оцениваемые личностные качества референта достаточно сложно. Все зависит от самой компании и специализации управляющего. Допустим, если компания ориентирована на туристическую деятельность, для референта будет не лишним знание хотя бы одного иностранного языка.

Кому подойдет профессия? Какие перспективы карьерного роста?

Главным образом специальность подойдет тем людям, которые собираются продолжать работать в офисной среде. Это отличная начальная площадка, чтобы практически закрепить коммуникативные, компьютерные навыки.

В зависимости от специализации компании можно закрепить знания иностранных языков. Множество успешных менеджеров начинали именно с этой специализации.

Достоинства и недостатки специальности

Среди главных плюсов – возможность завести новые связи и за время работы понять, кому можно доверять. Это может быть хорошим толчком для карьерного роста. Другая перспектива заключается в шансе обрести практические навыки ведения бизнеса за время работы с руководителем. Нередки случаи, когда после ухода с должности управляющий ставит на свое место референта.

Дополнительные плюс – достаточно высокий оклад. В Москве и Санкт-Петербурге он колеблется в пределах 30 – 60 тысяч рублей. В других областях минимальная заработная плата составляет 25 000 руб.

Среди минусов – высокий риск перезагруженности. Работа эта зачастую ненормированная: приходится оставаться допоздна и выходить в выходной день. Кроме того, неожиданно могут назначить командировку. Такой режим вряд ли подойдет для человека с семьей. Потребуется значительная психологическая выдержка и высокой степени самообладание.

Секретарь — это женская профессия?

Сегодня — Международный день секретаря
Шамиль Агеев, гендиректор Торгово-промышленной палаты:
— Секретарь — это общественная профессия, а не мужская и не женская. В нее идет, к сожалению, больше женщин. При этом от секретаря зависит многое: может бумагу вовремя подсунуть или убрать ее. Это великие деятели, и работа у них непростая. Главное умение секретаря — освободить руководителя от ненужной работы, но при этом не лезть в то, что его не касается. Мужчину в этой профессии я могу представить легко, меня это не смущает абсолютно.
Ирина Ахметзянова, заместитель директора учебного центра «Парк знаний»:
— К нам в последнее время и мужчины звонят и обучаются на секретаря. Но все-таки стереотип таков, что секретари — в основном это девушки. При этом к нам приходят те, кто знает, чего хочет. Это не вуз, который зачастую выбирают родители. Вообще, я думаю, что в настоящее время секретарь в меньшей степени персонаж анекдотов, а в большей — помощник руководителя. И найти грамотного секретаря достаточно сложно. Причем грамотного в прямом смысле. Многие руководители просят, чтобы знали и татарский, и английский, и другие языки. Обязательна компьютерная грамотность, коммуникабельность… В наш курс включено и умение одеваться, и следить за собой.
Людмила Колосовская, директор кадрового агентства «Профессионал»:
— Я, конечно, понимаю, что есть секретари-мужчины. Но в последнее время откликаются на вакансии и проходят собеседования в основном женщины. Случается, что претендуют и ребята, но только когда мы ищем помощника руководителя, решающего более широкий круг задач. Но в любом случае работодатели желают видеть в одном лице и «универсального солдата», способного и чай подать, и коммерческое предложение составить, владеющего языками… и красивую девушку. И чаще берут как раз женщин. Причем приятная внешность не используется в личных целях, она нужна как лицо офиса. Может, и для того, чтобы покрасоваться, выехав на конференцию. Да и видеть красивое женское лицо руководителю, наверное, приятней.
Дамир Шарифуллин, директор Казанского цирка:
— Где-то могут быть востребованы и молодые ребята — сразу бросается в глаза, что к месту они. Пробуешь представить на этом месте девушку и понимаешь, что не подойдет. В цирке секретарь должен быть еще артистом и дипломатом. Я своим секретарем очень доволен. Это девушка, для меня в цирке секретарь-мужчина неприемлем. И посетитель отказ от девушки воспринимает легче, чем от мужчины. Когда принимаю на работу, сразу задаю два вопроса: как давно была в цирке и любит ли она цирк? Ей ведь надо общаться с артистами цирка, а это очень необычные люди, за год меняющие восемь мест жительства. Их не всякий может понять.
Мария Горшунова, генеральный директор сети кафе и ресторанов «Сытый папа»:
— Мне не очень нравится название «секретарь». Я бы сказала «секретарь-референт». Это помощник в более широком смысле. И поэтому профессия в равной степени может быть и женской, и мужской. Я не удивлюсь, если увижу на этом месте мужчину. У чиновников и бизнесменов вполне представляю. Это человек, связывающий руководителя с внешним миром. В бизнесе накладно держать просто секретаря. Подаватель чая, кофе и бумажек уже не очень нужен.

Психологические аспекты выбора секретаря-референта для современной фирмы.

Неуважительной манерой секретарей-референтов является распространенная привычка, сняв трубку телефона, продолжать с кем-то говорить, кто находится поблизости…
Работа секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, относящихся к разряду »штабного персонала», имеет важное значение для организаций. Если проследить тенденции развития самых различных фирм, компаний и т.п. в течение последнего столетия, то можно отметить, что количество обслуживающего персонала постоянно росло. Это относилось в основном к зарубежным организациям. Следует отметить, что такое явление не расценивалось как простое раздувание штатов, поскольку эффективно работающая организация требует сведения к минимуму денежных издержек и полной загрузке всех участников трудового процесса.
В этом отношении показателен опыт американских компаний. Владельцы самых различных компаний, используя четкий экономический расчет, говорили: »Мы не можем позволить себе роскошь, чтобы квалифицированный работник тратил время на то, что может сделать лицо, умеющее только читать и писать. Иначе мы разоримся».
В современных развитых странах, а также в совместных российско-иностранных фирмах и новых российских коммерческих структурах серьезное значение придается подбору квалифицированных секретарей-референтов. Для их поиска используются различные методы: реклама, проведение психодиагностических процедур для оценки профессиональной пригодности кандидатов на должности секретарей-референтов, проведение специализированных бесед психологами-практиками.
Основная задача работы секретаря-референта современных фирм заключается в оказании помощи и облегчении деятельности руководителя для освобождения части его времени на решение значимых задач управления, за которые он несет ответственность. Секретари-референты являются также работниками, помогающими наиболее быстрому прохождению информации через различные структурные подразделения фирм, что является чрезвычайно важным условием их нормального функционирования.
Для определения психологических аспектов выбора секретарей-референтов прежде всего необходим психологический анализ их деятельности. На основании такого анализа выявляются требования, предъявляемые профессией к кандидатам на эту должность. Выделение профессионально важных качеств (ПВК) для секретарей-референтов является основой определения профессиональной пригодности. Подобные работы уже не являются чем-то исключительно новым. Однако в практических целях отбора секретарей-референтов можно напомнить о них для тех, кто занимается этой проблемой.

Вкратце обозначим наиболее значимые из профессионально важных качеств для секретарей-референтов. К ним относятся:
а) развитый интеллект,
б) знание профессиональных особенностей данной профессии,
в) высокий уровень исполнительской дисциплины,
г) умение общаться с людьми,
д) наличие эмпатии,
е) соблюдение этических норм поведения,
ж) наличие общекультурных навыков поведения,
з) доброжелательное отношение к людям,
и) гибкий интеллект,
к) адекватное восприятие требований со стороны руководства.
Отсутствие вышеперечисленных качеств дает основание говорить о профессиональной непригодности к данному виду деятельности. Описание психологических требований к деятельности секретаря-референта и субъективные требования руководителей, которых можно расценивать как экспертов, составляют основу для профессиографического описания данной профессии.
Обязательным для секретарей-референтов является выполнение должностных инструкций, включающих два блока работы:
а) по делопроизводству и б) по оперативной работе. В первый блок по делопроизводству включены: а) работа с почтой (регистрация, распределение писем), б) осуществление особых полномочий, делегированных руководителем в связи с особенностями работы данной фирмы, в) подготовка совещаний, в частности, оповещение заместителей руководителей, менеджеров, специалистов и др., г) оформление командировочных документов, д) работа на телефоне, прием посетителей, использование компьютера.
При подборе секретарей-референтов следует отметить, что он в некоторой степени отличается от зарубежного подхода, хотя наши отечественные структуры, так же, как и западные, обращаются в посреднические фирмы по подбору персонала. Однако для экономии денежных средств российские фирмы часто для решения задачи подбора секретарей-референтов используют личные контакты, дают объявление в газеты, например, такие, как »Из рук в руки», »Работа для Вас» и т.п.
Для того чтобы ответить на поставленный в этой работе вопрос о психологических аспектах подбора секретарей-референтов, остановимся еще на вопросе, характеризующем требования самого руководителя современных фирм относительно того, каким должен быть секретарь-референт. Показательно, что эти требования далеко не всегда совпадают с профессионально важными качествами, предъявляемыми к данной профессии, которыми, в частности, пользуются в Центрах занятости населения или в фирмах по подбору персонала.
В связи со сказанным выше следует отметить, что каждый руководитель фирмы исходит из своего субъективного представления о типе требуемого для него секретаря-референта. Определенный опыт контактов автора этой статьи с руководителями коммерческих структур »Стэнли» и »Хоббит» показал, что требования современных руководителей новых структур укладываются в рамки определенной схемы относительно качеств, которыми должен обладать секретарь-референт. Среди них отмечались такие, как:

четкое соблюдение требований, которые идут от самого руководителя;

беспрекословная подчиненность руководителю;

приверженность руководителю;

хорошие личные контакты с руководителем;

быстрота и качество выполняемой работы;

владение машинописью, хорошая память;

умение работать с документами;

приятные внешние данные и т.п.
Нет оснований спорить с этими руководителями, однако отмеченные ими качества не исчерпывают всех профессионально важных качеств секретарей-референтов, по которым можно судить о профессиональной пригодности претендентов на эту профессию.
Одним из психологических аспектов деятельности секретарей-референтов является взаимная увязка его с работой руководителя. Пренебрегать требованиями руководителя, конечно, является недопустимым. Качество работы секретаря-референта в значительной степени зависит от того, как работает сам руководитель. Если он груб, заносчив, авторитарен, пренебрегает соблюдением групповых норм поведения, не научен общаться с людьми, то секретари-референты очень быстро перенимают манеру поведения своего непосредственного руководителя, стараются во всем подражать ему. Это — отрицательный опыт секретаря-референта, независимо от того, насколько хорошо он будет справляться с работой.
Однако возможен и другой стиль поведения секретаря-референта. Если он не будет поддерживать манеры поведения своего руководителя, то это не будет устраивать самого руководителя. В подобных ситуациях секретарь-референт не сможет долго проработать в стенах этой фирмы, и он снова будет вынужден искать возможности нового трудоустройства.
Другим важным психологическим аспектом работы секретаря-референта является умение и желание общаться с людьми. Если у него не будет такой потребности и к тому же он не будет соблюдать общепринятые правила общения с клиентами, поставщиками и другими категориями людей, обращающихся в фирму, работу такого секретаря-референта нельзя будет оценить как эффективную. В этой связи можно отметить, чего не должен делать секретарь-референт, даже если он отлично справляется с составлением реферативных материалов, готовит материалы к докладам своего руководителя, быстро выполняет все данные ему задания. В качестве отрицательного примера одного из навыков работы секретаря-референта можно взять манеру отвечать на телефонные звонки, когда используются стереотипные «избитые» фразы в ответах клиентам, к тому же окрашенные отрицательными эмоциями. Секретарь-референт не имеет права, как и любой другой работник, приходить в фирму со своим »домашним» настроением.
Неуважительной манерой секретарей-референтов является распространенная привычка, сняв трубку телефона, продолжать с кем-то говорить, кто находится поблизости. Поэтому секретарям-референтам советуют не снимать трубку телефона до того момента, пока они заняты. В противном случае клиенты начинают сердиться, проявляя явное неудовольствие. Они должны начинать разговор с любым человеком, позвонившим в фирму, словами: »Добрый день!», далее нужна пауза, а вслед за ней четкое и внятное произнесение названия фирмы. Выдача неопределенных ответов на вопросы клиентов является совершенно недопустимой. Не допускается также при разговорах с клиентами по телефону грубость, вербальная агрессия, жаргонные выражения, а также проявление своего неудовольствия по поводу задаваемых им вопросов.
Отсутствие внешней и внутренней культуры у секретарей-референтов проявляется в нарушении общения с клиентами не только по телефону, но и »лицом к лицу» с ними. Многие из нас неоднократно слышали, позвонив по важному делу в учреждение: »Позвоните через час». Такой ответ расценивается как пример нетактичного обращения с клиентом. Наиболее приемлемый ответ в этом случае такой: »Не будете ли вы так любезны позвонить еще раз или подождать у телефона?»
Секретарь фирмы должен понимать, что он не является частным лицом, а представителем конкретной фирмы, чьи интересы должен поддерживать и отстаивать. Каждый секретарь-референт должен также четко осознавать, что он является непосредственным связующим звеном между руководителем фирмы и ее персоналом. Это обязывает секретаря нести ответственность за свое поведение, что также является психологическим аспектом его деятельности.

Служебное положение и статус секретаря как вспомогательного персонала не позволяет ему участвовать в принятии решений, но в реализации их он обязан активно участвовать и помогать в этой работе своему руководителю. В этой связи можно отметить еще другой психологический аспект в деятельности секретаря-референта как особого координирующего звена внутри самой фирмы. Этот аспект в деятельности секретаря-референта проявляется наиболее ярко, когда он применяет в своей работе наиболее эффективную стратегию в поведении — сотрудничество. Эта стратегия характеризуется прежде всего стремлением достигнуть успеха в деятельности и учитывать при этом интересы другой стороны (клиента, заказчика и др.), проявляя большую активность в достижении поставленной цели.
Установка на сотрудничество в работе секретаря-референта прямым образом связана с проявлением доброжелательности и проявления эмпатии по отношению к другим людям. В содержание термина »эмпатия» входит не только понимание состояния другого человека, оно гораздо шире. В содержание этого термина включается также представление того, что происходит внутри другого человека (руководителя, клиента и т.д.), как он переживает и к чему в данном конкретном случае стремится. Наличие эмпатии — очень ценный и важный аспект деятельности секретаря-референта, поскольку эмпатия помогает осуществлять правильные действия как самому секретарю, так и посетителям. Важно заметить при этом, что такой дар, как эмпатия, зависит от типологии человека, его личностных особенностей, а не является результатом научения.
Нельзя не отметить еще один важный психологический аспект в деятельности секретаря-референта. Это — умение и желание работать с людьми, т.е. коммуникабельность. Коммуникабельные секретари-референты быстро могут устанавливать контакты с другими людьми, находят с ними общий язык, принимают во внимание суждения людей, открыты и доступны в общении.
Нельзя не сказать еще об одном важном психологическом аспекте в работе секретарей-референтов. К нему относится наличие высоких интеллектуальных характеристик мышления, к которым относятся несколько параметров, например, такие, как легкая ориентировка в новых ситуациях, быстрое переключение с одного вопроса на другой, умение выделить главное в решаемом вопросе, нахождение выхода из трудных положений и др.
На основании данных о профессионально важных качествах секретаря-референта можно составить идеальную модель его деятельности. Однако идеальная модель обычно расходится с реальной в силу действия различных психологических составляющих, включающих прежде всего личностные, характерологические, темпераментальные свойства человека, а также ряд ситуативных моментов, к которым можно отнести влияние на секретаря руководителя, недоброжелательность клиентов, необходимость решать одновременно несколько задач, утомление как психофизиологическое состояние и др.
Для практических целей отбора секретарей-референтов необходимым этапом является определение типологии их. Предваряющим этапом этой работы является ранжирование профессионально важных качеств для данной профессии. Оно проводится по степени убывания значимости этих качеств с добавлением результатов целенаправленного наблюдения со стороны психологов за работой секретарей-референтов. Результатом этого может быть выделение наиболее оптимального типа секретаря-референта для нужд различных фирм. Этот тип секретаря-референта должен соответствовать в максимальной степени выделенным профессионально важным качествам для данного вида деятельности (см. начало статьи).
Наиболее приближенными к работе в реальной ситуации различных фирм выделяются следующие типы секретарей-референтов, которые могут быть востребованы той или иной фирмой. Приведем некоторые из них.
I тип. Хорошо знающий секретарское дело, имеющий развитый интеллект, а также хорошие профессиональные навыки, умеющий общаться с людьми, умеющий подчиняться руководителю, принимающий беспрекословно властную силу руководителя.
II тип. Человек покорный, уступчивый, исполнитель по натуре, четко выполняющий инструкции и указания руководителя, не проявляющий своей индивидуальности, не проявляющий эмпатии, обычно работает по схеме, заданной руководителем. Полностью находится в его власти. С работой справляется, хотя не очень любит общаться в посетителями.
III тип. Хороший исполнитель, аккуратный, четкий в исполнении поручений и инструкций, умеющий подчиняться, проявляющий уважение к своему руководителю, корректно обращающийся с посетителями, уважает статус руководителя и его личность.
IV тип. Имеет нормальный развитый интеллект. Привыкший в основном рассчитывать на свои силы, знания, умения, навыки. Не нуждается в особой помощи в работе. Работает четко, в общении с клиентами ровен, неагрессивен, выдерживает идущие со стороны отрицательные эмоции, не отвечая на них. Выполняет все указания руководства в срок и качественно.
V тип. Имеет нормальный интеллект, покладистый, терпеливый, понимающий, сдержанный, имеет развитые навыки и умения в работе, работает четко, размеренно, с посетителями ладит. В соответствии со своим жизненным опытом и практикой работы готов к разным неожиданностям как со стороны руководителей, так и со стороны клиентов. Реалистичен.
VI тип. Очень покорный, легко подчиняемый, не дающий оснований своим поведением проявлять по отношению к нему агрессию со стороны руководителя и посетителей, хорошо знающий свое дело, четко выполняющий обязанности.
VII тип. Имеет хороший интеллект, хорошо знает дело, умеет самостоятельно работать, ладит с посетителями, тактичен в обращении с людьми, лоялен по отношению к своему руководителю, уважает свою личность, обладает эмпатией. Настроен на сотрудничество.
VIII тип. Имеет хороший интеллект. Знает свое дело, терпеливый, деликатный, уважающий своего руководителя со всеми его особенностями, уравновешен в общении с посетителями, самостоятельный в работе.
IX тип. Имеет нормальный интеллект, хорошо знает секретарское дело, энергичный, активный, доброжелательный, обладающий способностями лидера, хороший пом·щник и утешитель руководителя, самостоятельный, готов давать советы своему руководителю.
X тип. Имеет хороший интеллект, знающий свое дело, очень уверенный в себе человек, доминантный, имеющий высокую самооценку, жестко обращается с посетителями, по натуре лидер, имеет влияние на руководителя. Иногда проявляет волюнтаризм в оценках. Любит высказывать свое мнение, когда его не просят.
XI тип. Имеет хороший интеллект. Хорошо знающий свое дело, твердый в характере, самостоятельный, умеющий общаться, правильно оценивает посетителей, умеющий внушить руководителю то, что считает нужным, активно проявляет свою личность, самореализуется в работе. Упорный и настойчивый.
Описанные выше типы секретарей-референтов могут быть использованы для решения практических задач профессионального отбора этой категории персонала. Помимо кадровых агентств, ими могут воспользоваться сами фирмы, которые находят себе секретарей-референтов. Однако нельзя пренебрегать знанием того, что при выборе секретарей необходимо учитывать также личностные и поведенческие особенности самих руководителей фирм.
Приведем конкретный пример того, какого секретаря-референта возьмет руководитель фирмы. Их можно так же, как и секретарей-референтов, разделить на определенные типы с учетом индивидуально-психологических и личностных особенностей. Например, авторитарный руководитель, жесткий и властный, являющийся обладателем лидерских качеств, активно использующий в межличностных отношениях силу власти авторитета и компетентности, а также должностного положения, скорее всего выберет для фирмы секретаря-референта исполнительного, уступчивого, не проявляющего своей индивидуальности. В меньшей степени выбор секретаря-референта для этой фирмы будет адекватным, если секретарь так же, как и руководитель фирмы, будет жесткий, властный и авторитарный, поскольку между ними могут часто возникать инциденты, противостояние, конфликты.
Если руководитель достаточно резкий и агрессивный в своем поведении, то более подходящим для фирмы может стать секретарь-референт в достаточной степени подчиняемый, не дающий повода для проявления агрессии со стороны руководителя, умиротворяющий его, четко и беспрекословно выполняющий свои обязанности. Примеры такого рода можно было бы продолжить.

В целях избежания возможных ошибок при выборе секретарей-референтов одной из практических рекомендаций является принятие на эту должность лица, отвечающего требованиям данной профессии и обладающего профессионально важными качествами применительно к данном виду деятельности, с определенным испытательным сроком.
Другой практической рекомендацией при решении задачи выбора секретаря-референта для конкретной фирмы является необходимость самооценки руководителем своей личности и особенностей своего поведения. Несмотря на кажущуюся простоту этого требования, эта рекомендация важна, поскольку часто руководители фирм даже не задумываются над тем, что они делают что-либо не так, как нужно по отношению к подчиненным, включая и штабной персонал. Любая фирма только выиграет в решении поставленных ею задач, если выбор секретаря-референта будет осуществляться при использовании знаний об их профессиональной пригодности и учете личностных и поведенческих характеристик этой категории персонала практическими психологами.

КА «Кадровый метод» — это современное кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала в Москве окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …

Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.
Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям»
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно «Как составить резюме», «Советы соискателю» и «Открытые вакансии». Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице «Подписка на новые вакансии»

Профессия «Секретарь» материал (10 класс) на тему

Департамент образования администрации г.Братска

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Открытая (сменная) общеобразовательная школа № 1»

муниципального образования города Братска

(МБОУ «О(С)ОШ № 1»)

Профессия «Секретарь»

Подготовила: Паненкова С.Н.

Цели:

  • Учебная: формирование установки на осознанный выбор профессии «Секретарь», через объяснение учащимся, какие функции и возможности у секретарей.
  • Развивающая: развивать мотивы образовательной деятельности (необходимость в получении профессии).

Воспитательная: воспитывать уважение к профессии.

Оборудование: презентация, видеоролик, раздаточный материал

План

1. Немного из истории.

2. Возможности секретаря-референта.

3. Основные функции секретаря.

4. Современные требования.

5. Классификация секретарей.

6. Обязанности.(+ игра)

7. Вывод.

1. Немного из истории.

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы. А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

2. Возможности секретаря-референта.

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. Секретарь должен быть всегда в «форме» : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения.,уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так

далее. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

3.Основные функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

. знания, необходимые для эффективного участия в информационно- документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

. знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

. знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

4.Современные требования.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать

следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;

2. хорошо владеть речью и письмом;

3. обладать хорошей памятью;

4. хорошо ориентироваться во времени;

5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

8. быть энергичным, проявлять инициативу;

9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11. контролировать финансы офиса;

12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

5.Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На

этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию. Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса. Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

6.Обязанности.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

. учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции

для доклада руководству;

. оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных

документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

. подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными

подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем,

командировочных удостоверений и других документов;

. оформление протоколов рассылок выписок из них;

. анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и

предложениями по ним;

. подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям,

конференциям, семинарам и съездам;

. прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

. организация приемов посетителей;

. прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка

поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к

сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

. техническое обеспечение работы руководителя;

. подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний,

совещаний;

. организация приема работников и посетителей;

. телефонное обслуживание;

. подготовка командировок;

. организация презентаций и специальных приемов гостей;

. стенографирование;

. контроль за праздничными и юбилейными датами;

. обработка почты;

. машинописные работы;

. сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

. сбор материалов для докладов и речей руководителя;

. ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Игра. «ПрофПроба»

Составление плана на неделю для себя или руководителя.

— Расскажите о своих планах на неделю.

— Что является для вас наиболее главным на этой недели?

— Какой ваш план на эту неделю?

7. Вывод.

Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *