Оценка компетентности аудитора

Оценка компетентности аудитора

6. Компетентность и оценка аудиторов

Раздел 6. Компетентность и оценка аудиторов.

Доверие к аудиту зависит от компетентности аудиторов. Компетентность- выраженная способность применять свои знания и умения. В ходе аудита аудиторы должны продемонстрировать личные качества, а также способность применить знания и навыки, приобретённые во время учёбы, работы, стажировки и опыта при проведении аудитов. Аудиторы совершенствуют, поддерживают и улучшают свою компетентность в процессе постоянного профессионального развития и регулярного участия в аудитах. Искусство аудитора- решающее условие успеха для результата аудита.

Концепция компетентности аудиторов

Компетентность

Личные качества аудиторов должны позволять им действовать в соответствии с принципами проведения аудита.

Аудитор должен быть:

-порядочным — правдивым, искренним, честным, сдержанным и благоразумным;

-открытым — воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;

-дипломатичным — умеющим тактично взаимодействовать с людьми;

-наблюдательным – активно знакомиться с окружением и деятельностью;

-проницательным – интуитивно оценивать ситуации;

-разносторонним – быть готовым к различным ситуациям;

-упорным – настойчивым, ориентированным на достижение целей;

-решительным – своевременно принимать решения на основе логических соображений и анализа;

-самостоятельным – действовать и выполнять свои функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими.

Владение навыками проведения аудита создаёт доверие к профессионализму аудиторов:

-внешность: строгий деловой элегантный стиль, подчёркивающий формальность аудитов;

-пунктуальность: помнить, что проверяемый выделил дорогое время и оно не должно быть потеряно на ожидание прибытия, ни на «раскачку»;

-подготовленность: наличие плана проверки, знание сфер проверки (бесплановость раздражает проверяемого;

-справедливость: не следует искать случайные ошибки, немотивированно копаться в мелочах (отсутствие таблицы обозначений, расшифровки подписи и т. д.). Если мелочей много, то их нужно отметить в отчёте.

-спокойствие: не вступать в перебранки (улыбка и короткий разговор на посторонние темы);

-вежливость и сердечность (не забывать слова «пожалуйста», «спасибо»), не быть подозрительным;

-прямота и точность: вопросы чёткие, ясные, добиваться разъяснений. Лучше добыть информацию, чем притвориться понимающим.

Желательные качества

Нежелательные качества

Поиск фактов

Поиск виновных

Вежливость

Грубость

Профессионализм

Непрофессионализм

Прямота

Уклончивость

Настойчивость

Лень

Независимость

Доверчивость

Решительность

Нерешительность

Ясность/точность

Разбросанность

Подготовленность

Неподготовленность

Честность

Нечестность

Терпение

Нетерпение

Непредубеждённость

Предубеждённость

Тактичность

Антагонистичность

Коммуникабельность

Некоммуникабельность

Несамонадеянность

Претенциозность

Аудиторы должны обладать знаниями и навыками:

1. по принципам, процедурам и методам аудита.

Для проведения аудита аудитор должен быть готов:

-применению принципов, процедур и методов аудита;

-результативному планированию и организации работ;

-проведению аудита в течение установленного срока;

-установлению приоритетов и ориентации на существенные моменты;

-сбору данных посредством опроса, выслушивания, наблюдений, анализа документов и записей;

-пониманию методов и результатов выборочного контроля;

-проверке точности собранных данных;

-подтверждению достаточности и приемлемости свидетельств аудита для подтверждения выводов аудита и заключений;

-оценке факторов, влияющих на достоверность выводов и заключений по результатам аудита;

-использованию рабочих документов для записи деятельности при аудите;

-подготовке отчётов по аудиту;

-сохранению конфиденциальности данных;

-результативному обмену информацией.

2. системе менеджмента и ссылочным документам.

Для применения критериев аудита знания и навыки должны охватывать:

-применение СМК к различным организациям;

-взаимодействие элементов СМК;

-стандарты по СМК, процедуры или другие документы по СМК, используемые в качестве критериев аудита;

-различия и приоритеты ссылочных документов;

-применение ссылочных документов к различным ситуациям при аудите;

-системы информации и методы санкционирования доступа, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами и записями.

3. организационным моментам.

Для понимания принципов работы проверяемой организации знания и навыки:

-размеры, структура, функции организации, взаимосвязи подразделений в ней;

-общие бизнес процессы и терминология;

-культурные и социальные обычаи проверяемой организации.

4. применяемые законы, технические регламенты и другие требования.

Для работы в этой области знания и навыки:

-местные, региональные и национальные кодексы, законы, нормативные правовые акты, технические регламенты;

-международные соглашения;

-другие требования, которые касаются организации и выполнять которые организация обязалась.

Знания и навыки руководителей аудиторских групп.

Руководители аудиторских групп должны иметь дополнительные знания и навыки:

-планирование аудита и результативное использование ресурсов в ходе аудита;

-представление аудиторской группы при взаимодействии с заказчиком аудита и проверяемой организацией;

-организации и направлению работы членов аудиторской группы;

-обеспечению руководства и сопровождению работы стажёров;

-руководству аудиторской группой для получения заключения по результатам аудита;

-предупреждению и разрешению конфликтов;

-подготовка и завершение отчёта по аудиту.

Специальные знания и навыки аудиторов.

1. методы и технологии, имеющие отношение к качеству в проверяемой области:

-терминология по качеству;

-принципы менеджмента качества и их применение;

-методы менеджмента и их применение (стат управление процессами, анализ видов отказов и их последствий и т. д.).

2. процессы и продукция, включая услуги:

-терминологию в определённой отрасли;

-технические характеристики процессов и продукции, включая услуги;

-процессы и практику в определённой отрасли.

Образование, опыт работы, обучение на аудитора, опыт проведения аудита.

У аудиторов должны быть необходимое образование, опыт работы, курс обучения по аудиту и опыт проведения аудита. Образование должно быть завершённым, позволяющим овладеть знаниями и навыками, требуемыми для аудитора. Опыт работы должен способствовать повышению знаний и навыков. Практический опыт работы должен быть в технической сфере, сфере управления или в профессиональной области, включая область принятия решений, разрешения проблем и обмена информацией с другим управленческим или специальным персоналом, сотрудниками того же уровня, потребителями или другими заинтересованными сторонами. Часть практического опыта должна быть получена на должностях, где выполняемая работа содействует развитию знаний и опыта в вопросах менеджмента качества.

Аудиторы должны пройти курс обучения в самой организации или сторонней организации. Опыт проведения аудитов должен быть приобретён под руководством аудитора, который компетентен в качестве руководителя аудиторской группы в определённой области знаний.

Руководитель аудиторской группы должен приобрести дополнительный опыт по аудиту, чтобы повышать знания и навыки, необходимые для руководителя аудиторской группы. Дополнительный опыт должен накапливаться при исполнении обязанностей руководителя аудиторской группы под руководством и наблюдением другого аудитора, который компетентен в качестве руководителя аудиторской группы.

Организации должны определять требования к образованию, опыту работы, обучению на аудитора и опыту проведения аудита.

Пример уровней образования, опыта работы, обучения по аудиту, опыта проведения аудитов для аудиторов, осуществляющих аудиты по сертификации или аналогичные аудиты

Параметр

Аудитор

Руководитель аудит. группы

Образование

Высшее образование

Высшее образование

Общий опыт работы

Пять лет

Пять лет

Опыт работы в области менеджмента качества

Не менее двух лет из общих пяти лет

Не менее двух лет из общих пяти лет

Обучение на аудитора

40 часов обучения аудиту

40 часов обучения аудиту

Опыт проведения аудитов

Четыре завершённых аудита не менее не менее, чем за 20 дней для накопления опыта проведения аудита в качестве стажёра под руководством аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы.

Аудиты должны проходить в течение трёх последних лет.

Три завершённых аудита не менее, чем за 15 дней в качестве исполняющего обязанности руководителя аудиторской группы под руководством аудитора, компетентного как руководителя аудиторской группы.

Аудиты должны проходить в течение двух последних лет.

Поддержание и повышение компетентности

Для аудиторов необходим постоянный рост профессионализма для поддержания и улучшения знаний, навыков и совершенствования личных качеств. Он может быть достигнут дополнительным практическим опытом, обучением, стажировкой, самоподготовкой, занятиями с репетиторами, посещением семинаров, совещаний, конференций и др. Должны учитываться изменения в организациях, в практике проведения аудитов, изменения стандартов и др.

Аудиторы должны поддерживать и демонстрировать свою компетентность постоянным участием в аудитах систем менеджмента качества и других аудитах.

Оценка аудиторов

Должна быть спланирована, выполнена и задокументирована оценка аудиторов в соответствии с процедурами программ аудитов для получения объективных, последовательных, достоверных и надёжных результатов. Процесс оценки необходим для определения потребности в обучении и приобретения навыков.

Оценка аудиторов происходит при:

-начальном оценивании лиц, желающих стать аудиторами;

-оценивание аудиторов при формировании аудиторских групп;

-постоянное оценивание аудиторов с целью выявления потребностей, необходимых для поддержания и улучшения знаний и навыков.

Процесс оценки включает 4 основных этапа:

Этап 1 Идентификация личных качеств, знаний и навыков для соответствия потребностям программы аудита, при этом учитывается:

-размер, вид деятельности и сложность проверяемой организации;

-цели и объём программы аудита;

-требования сертификации/регистрации и аккредитации;

-роль процесса аудита для руководства рповеряемой организации;

-уровень конфиденциальности, требуемый в программе аудита;

-сложность проверяемой системы менеджмента.

Этап 2 Определение критериев оценки.

Критерии могут быть количественными (опыт работы в годах, образование, количество проведённых аудитов, количество часов обучения аудиту) или качественными (демонстрируемые личные качества, знания или характеристики навыков при обучении или при нахождении на рабочем месте).

Этап 3 Выбор соответствующего метода оценки.

Метод оценки

Цель

Примеры

Анализ записей (документов)

Проверка квалификации аудитора

Анализ записей (документов) об образовании, обучении, производственном опыте и опыте по аудиту.

Положительная и отрицательная обратная связь

Обратная связь обеспечивает данными о том, как воспринимается деятельность аудитора.

Инспектирование деятельности, вопросники, резюме, рекомендации, жалобы, анализ деятельности, отзывы коллег.

Собеседование

Оценка личных качеств и навыков по умению взаимодействовать, уточнение информации и знаний по тестам и получение дополнительной информации.

Собеседование с глазу на глаз и по телефону

Наблюдение

Оценка личных качеств и способности применения знаний и навыков

Наблюдения в процессе аудита, деятельность на рабочем месте.

Тестирование

Оценка личных качеств и их применение

Устные и письменные экзамены, тесты.

Анализ деятельности после аудита

Получение информации там, где прямое наблюдение невозможно или неприемлемо

Анализ отчёта по аудиту и обсуждение с заказчиком аудита, проверяемой организацией, коллегами и аудитором.

Этап 4 Проведение оценки

Собранную информацию об аудиторе сравнивают с установленными критериями. Если аудитор не соответствует критериям, то указывают на необходимость дополнительного обучения, опыта работы, участия в аудите, после чего проводится повторная оценка.

Компетентность и оценка аудиторов

Для проведения внутренних аудитов привлекается специально подготовленный компетентный персонал — аудиторы из числа руководителей и специалистов различных служб Общества.

Компетентность аудиторов основывается на демонстрации личных качеств, способности применить знания и навыки, основанные на образовании, опыте и обучении процедуре проведения аудитов.

Знания и навыки аудиторов:

Аудиторы должны обладать следующими навыками и знаниями:

  • — принципов, методов и процедур аудита;
  • — требований СМК, СЭМ, СМПЗиБ;
  • — структуры, функций Общества и взаимоотношений внутри него;
  • — процессов, номенклатуры выпускаемой продукции, соответствующей терминологии;
  • — экологических аспектов, опасностей и рисков Общества;
  • — корпоративной культуры Общества;
  • — законодательных и других требований в области ИСМ.

Руководитель аудиторской группы должен иметь дополнительные знания и навыки по управлению аудитом:

  • — планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;
  • — организовать и распределять работу между членами аудиторской группы;
  • — предупреждать и разрешать конфликты;
  • — принимать решения по результатам аудита;
  • — правильно оформлять записи по результатам аудита.

Для аудиторов установлены требования по образованию, опыту работы, обучению аудиту и опыту проведения аудитов, по оценке качества проведения аудитов (таблица 1).

Таблица 1 Требования по образованию, опыту работы, обучению аудиту и опыту проведения аудитов, по оценке качества проведения аудитов

Характеристика

Аудитор по СМ

Руководитель

аудиторской группы по одной из СМ

Руководитель

аудиторской группы по аудиту ИСМ

Образование

Высшее/среднетехническое

Высшее/среднетехническое

Высшее/среднетехническое

Общий стаж работы

Не менее 1 года

Не менее 3-х лет

Не менее 3-х лет

Обучение аудиту

Обучение по курсу внутреннего аудита СМ

Обучение по курсу внутреннего аудита СМ

Обучение по курсу внутреннего аудита СМ

Опыт проведения аудитов

Участие в 3-х аудитах по системе менеджмента в качестве

стажера

Участие в 3-х аудитах по системе менеджмента в качестве

аудитора

Участие в 3-х аудитах в качестве руководителя группы

Результаты оценки аудиторов

Оценка «хорошо»

Оценка «отлично»

Оценка «отлично»

Лица, обученные по программе «Внутренний аудит систем менеджмента» и не имеющие опыта участия в проведении аудитов, включаются в список стажеров, подписанный начальником УСМ, участвуют в составе аудиторской группы в качестве стажеров. После участия в трех аудитах, стажеры проходят тестирование в бюро по аудитам УСМ и при удовлетворительных результатах тестирования участвуют в аудитах в качестве аудиторов.

На текущий год составляется Реестр аудиторов, утвержденный Представителем руководства. При изменении состава аудиторов и по результатам обучения Реестр аудиторов актуализируется.

Оценивание аудиторов осуществляется:

  • а) руководителем аудиторской группы при проведении внутреннего аудита (анализ записей и применение знаний и навыков). При оценке делается запись в учетной карточке аудитора (приложение К) по трехбалльной шкале («отлично», «хорошо», «удовлетворительно»), оценка «отлично» ставится в случае, если аудитор готов быть руководителем аудиторской группы;
  • б) специалистами бюро по аудитам УСМ:

тестирование стажеров после участия в трех аудитах и аудиторов, получивших отметку «удовлетворительно» по результатам работы за год;

оценка руководителей аудиторских групп по результатам проведенного аудита с записью в учетной карточке аудитора.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *