Просим вас предоставить акт сверки за период

Просим вас предоставить акт сверки за период

Сопроводительное письмо к акту сверки

Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к акту сверки .docСкачать образец сопроводительного письма к акту сверки .doc

Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.

Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия. Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.

Требования к оформлению

Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например:

  • Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14. Межстрочный интервал – 1-2.
  • Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.
  • Требования к размещению реквизитов на бумаге. Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.
  • Должность лица получателя указывают в дательном падеже.
  • Письмо не должно иметь более четырех разных адресатов.
  • Пункты либо разделы документа нумеруют только арабскими цифрами.
  • Текст должен быть изложен от первого лица множественного числа и т.д.

Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.

Отправитель

Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем в компании может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного сотрудника.

Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики. Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.

Исправления

Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу.

На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.

Составные части

Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.

Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

  • Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
  • Номер и дата составления.
  • При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
  • Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
  • Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
  • Период, за который сформирован акт сверки.
  • Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
  • Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.

Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.

В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций. Если прилагается также подтверждающая документация, то должны быть перечислены все приложенные копии. Если их количество больше трех, то в конце списка приложения делается пометка «Итого». После нее арабскими цифрами записывается количество прикладываемых бумаг в комплексе.

Также в конце сопроводительного письма к акту сверки должны красоваться подписи руководителя и бухгалтера организации. При необходимости ставятся пометки с контактными данными ответственного за доставку, оформление исходящей корреспонденции компании.

Регистрируется бумага в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Что же касается срока хранения, то он един для подобного рода деловой переписки и составляет 5 лет.

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Деловая этика предполагает наличие сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов. Не существует единого федерального образца составления данного документа. Однако сам факт его наличия свидетельствует о взаимном уважении партнеров. В письме четко констатируется, кто является ответственным лицом со стороны контрагента. Кроме того, оно работает на имидж компании и представляет ее руководство как людей обязательных, которым можно доверять в бизнесе.

Зачем требуется сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов

Выстраивание профессиональных отношений с партнерами — это сложный процесс. В нем принимают участие не только непосредственно ответственные лица компании или руководства. Бухгалтерия также причастна к формированию положительного имиджа компании.

Например, сопроводительное письмо и сами акты сверок готовятся сотрудниками бухгалтерии. И именно они впоследствии направляют документацию контрагенту. Реже отправка корреспонденции может быть доверена администратору или курьеру. Иногда письмо доставляет секретарь. В любом случае это всего лишь исполнитель, который может не иметь прямого отношения к бизнес-процессу.

Сопроводительное письмо — это один из кирпичей в фундаменте делового партнерства. Являясь элементом деловой этики, оно способствует установлению доверительных отношений между партнерами и задает хороший тон в бизнес-сотрудничестве.

Иногда акт сверки адресуется контрагенту как единичный документ. Однако это не является обычной практикой, а скорее, исключением из нее. Отсутствие сопроводительного письма допускается, когда взаимозачеты являются частью постоянной практики документооборота.

Например, между двумя компаниями долгие годы реализуются профессиональные отношения. Производственные задачи между ними решаются по шаблону, а отношения руководителей проверены временем и взаимными коммерческими интересами. Документооборот является давно согласованным, взаимозачеты регламентируются легко — по накатанной в многолетней практике схеме. В этом случае сопроводительное письмо не требуется.

Но иногда бывает, что одна из сторон выступает инициатором проверки взаиморасчетов. Значит, вторая сторона должна с пониманием отнестись к данному запросу и своевременно сообщить, когда будет возвращен документ. Сопроводительное письмо в таких обстоятельствах было бы уместным.

Составление сопроводительного письма (или «сопроводиловка», как в ежедневной текучке называют его производственники) может быть доверено только компетентному человеку.

Сопроводительное письмо требует определенной подготовки и знаний. Оно должно быть безупречным: грамотным, хорошо форматированным и отражающим компетентность стороны.

Сопроводительное письмо: структура

Несмотря на то, что не существует федерального образца сопроводительного письма к акту сверки, необходимо придерживаться классических правил, актуальных для деловой корреспонденции. То есть, составитель должен быть лаконичным и придерживаться делового стиля.

Примерная схема сопроводительного письма:

  1. Реквизиты компании, которая его отправляет.
  2. Реквизиты контрагента.
  3. Номер документа и дата составления.
  4. Фактическое содержание.
  5. Уточняющее приложение (опись).
  6. Подписи первых лиц, участников бизнес-процесса (или тех лиц, которым официально делегированы полномочия).
  7. Контактные данные.

Как правило, реквизиты указываются в верхней части бланка (в так называемой шапке).

Они должны отражать:

  • физический адрес;
  • КПП;
  • ИНН.

В зависимости от того, насколько тесными являются бизнес-отношения, по желанию отправителя может быть внесена (или не внесена) информация по банковскому счету и ОГРН.

Что касается реквизитов адресата, то их вбивают в верхний правый угол. К обязательным моментам относится точное наименование того, кто должен получить письмо. Физический адрес и ИНН можно не указывать. Однако если же эти данные внесены, то есть вероятность того, что корреспонденция будет доставлена быстрее.

Согласно канонам деловой переписки, акт сверки должен быть адресован конкретно руководителю учреждения, предприятия или организации. Но иногда производственные отношения складываются так, что данные физического лица (руководителя) не известны. В этом случае достаточно будет указать в качестве получателя его должность.

Фактическое содержание сопроводительного письма к акту сверки

Как правило, данный документ начинается со слов: «Направляем вам…». Затем обобщенно обозначается цель отправления и просьба к адресату о возвращении акта сверки с указанием оценки: согласия, несогласия или внесения своих предложений по фактам, отраженным в документе.

Сопроводительное письмо к акту сверки с расхождениями в расчетах должно дополняться еще одним документом, в котором присутствовали бы доказательства тех или иных несоответствий.

При этом со стороны отправителя в качестве аргументов к письму могут прилагаться не только оригиналы. Допускается предоставление копий, но каждая из них должна быть заверенной.

Но иногда случается, что по факту сверки обнаруживаются серьезные расхождения по позициям. Возможно, сделка заключалась без должного внимания из-за недостатка времени или по другой субъективной причине. В этом случае во избежание несогласий и споров уместно рассматривать только первичные документы, подписанные первыми лицами сторон.

Сопроводительное письмо к акту сверки: зачем нужна опись

Отправляя профильную документацию, необходимо побеспокоиться о сохранности. Опись сопровождения призвана конкретизировать каждый отправляемый документ. Сам факт ее существования исключает возникновение разных трактовок и подлогов.

Рационально было бы каждый документ в описи прописывать отдельной строкой и нумеровать. В деловой документации используется только арабская нумерация. Причем отправитель должен не просто перечислить каждый элемент, но уточнить число листов в документах. В конце описи указывается итоговое количество содержимого.

Как правильно должно быть подписано сопроводительное письмо

Право подписи имеет только соответствующее должностное лицо. Однако регламент делопроизводства допускает передачу права подписи заместителю или иному служащему.

Это не является нарушением, но в этом случае контрагенту необходимо будет предоставить подтверждающую документацию, которая давала бы право подписи и обеспечивала ее законность. Сложность заключается в том, что если обе компании не приходят к единому мнению по сверке, и вопрос уходит на рассмотрение в судебную инстанцию, то суд не примет к рассмотрению документ, подписанный не первым лицом даже при наличии официально подтвержденных полномочий.

Документооборот предполагает дальнейшие контакты. Для обеспечения технической стороны последующих коммуникаций в письме должна быть указана электронная почта, номер телефона и личные данные отправителя (полностью).

Что касается отправки корреспонденции, то правомерным являются все варианты:

  • при помощи курьера;
  • на e-mail или другой электронный адрес;
  • по почте.

Если письмо доставляет курьер, то он должен побеспокоиться о специальной отметке принимающей стороны на копии. Это подтвердит факт доставки. Иногда в судебных разбирательствах все доводы истца становятся неактуальными по причине отсутствия данной отметки.

Для отправления важной корреспонденции по почте необходимо побеспокоиться о составлении описи вложения. Без таковой в судебной инстанции пакет с документами не будет принят к рассмотрению. Это объясняется тем, что остается риск подлога, утраты или порчи отправляемой документации.

Отправка на e-mail или другой электронный адрес допускается только в том случае, если между компаниями существует предварительная договоренность об электронном документообороте.

Электронный формат документации актуален для компании только при наличии электронно-цифровой подписи. Отсутствие ЭЦП нивелирует серьезность и юридическую состоятельность деловых отношений. В этом случае отправка документа имеет исключительно технический характер. Судебная инстанция не рассматривает их как доказательство.

Мирошниченко Валерий Андреевич

Запрос на предоставление акта сверки образец

Письмо-запрос: Бланк и образец заполнения

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

Бланк письма-запроса (word)

Образец составления письма-запроса (word)

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

  • индивидуальными предпринимателями;
  • частными гражданами;
  • представителями органов власти;
  • общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

  1. Наименование отправителя.
  2. Наименование получателя (адресата).
  3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
  4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
  5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
  6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
  7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
  8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
  9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

  • по обычной почте;
  • по е-мэйл;
  • передать по факсу;
  • передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  • прайс-лист;
  • условия акции, предоставления скидок;
  • технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Письмо о предоставлении акта сверки: образец, запрос, заявление, срок, обязанность

Порядок в бухгалтерии обеспечивает устойчивое положение компании, исключает финансовые риски от просроченной задолженности и неудобные вопросы со стороны налоговых органов. Акты сверок, которые подтверждают правильность расчетов с контрагентами, необходимо получать не только от хозяйствующих субъектов, но и от государственных органов.

Нередко в практике организаций наблюдается отсутствие акта сверки. Это не только мешает сформировать соответствующее дело и провести плановую инвентаризацию профильной комиссией юридического лица.

В ряде случаев отсутствие письменного подтверждения проверки отражения данных в учете контрагентов затрудняет истребование задолженности в судебном порядке.

Акт сверки традиционно входит в пакет документов, которые требуются для подачи иска. В последнем случае оппоненты, чувствуя приближающиеся проблемы, умышлено игнорируют необходимость отработки высланного акта сверки.

Это обычная практика, вот только бухгалтерия обязательно должна сработать.

Для этого специалист финансовой службы формирует письменный запрос с просьбой либо отработать документ по форме инициатора, либо вывести свои данные для проверки достоверности учета.

Что такое письмо о предоставлении акта сверки

Обмен письменными обращениями является неотъемлемым элементом деловой этики.

Будь то компания или индивидуальный предприниматель, каждый из этих субъектов, который стремится к заключению контрактов, обязан соблюдать нормы гражданского законодательства.

Халатное отношение к ведению внешней переписки грозит свести на нет деловые отношения. Также низкий уровень делопроизводства влечет за собой риски при отстаивании своих прав в судебных инстанциях.

Письмо о предоставлении акт сверки, несмотря на отсутствие определенной формы, является необходимым документом. Он необходим для случаев, когда в организации по определенным контрагентам отсутствуют (не вернулись) акты сверки.

Если, например, для счета-фактуры сегодня придуманы безусловные каналы доставки, то для инвентаризационных документов, не имеющих общеотраслевой формы, таких возможностей пока нет.

С определенной долей уверенности можно утверждать, что именно письмо о предоставлении акта сверки может заменить последний документ в бухгалтерском деле, в том числе судебном.

Запрос на проведение сверки

Суть и понятие

Сущность такого документа заключается в письменной форме. Это запрос, составленный по правилам ведения делопроизводства. Письмо лучше всего оформлять на фирменном бланке организации и подписывать именно руководителем (лицом, его заменяющим по приказу).

Делается это не согласно традициям, а исключительно потому, что именно руководитель обладает правом переписки в организации. К тому же подписав такой запрос, бухгалтер лишний раз напомнит о низком состоянии дисциплины конкретных контрагентов.

Нормы

Применение конкретной нормы Закона для письменных запросов зависит от двух параметров:

  • Суть запроса. Письмо может являться сопроводительным для уже подготовленных актов. В этом случае форма запроса и его содержание определяются исключительно нормативными документами, которыми руководствуется компания согласно своему профилю и подведомственности;
  • Адресат, в некоторых случаях определяет применение того или иного нормативного документа. Например, если организация обращается к налоговой инспекции или к пенсионному фонду, следует руководствоваться положениями (письмами, разъяснениями соответствующего ведомства), так как в этом случае могут применяться специально разработанные формы запросов и актов сверки соответственно.

Обязанность предоставления

Ответственность за формирование ответа на письмо о предоставлении акта сверки определяется нормативами, установленными для адресатов.

  • Так, у налогового органа есть такая обязанность выслать акт в течение 10 дней (по факту ответ приходит по коммуникационным каналам связи в течение суток).
  • Если дело касается обычного хозяйствующего субъекта, то такой обязанности у него нет. Между тем, если компания, к которой обращаются с подобным письмом, ведет делопроизводство и имеет официальный юридический адрес (за этим следит налоговая), можно направить запрос посредством заказной переписки с указанием сроков ответственности.

Форма

Сам письменный документ по сути содержит просьбу, а потому он должен быть оформлен по всем правилам.

  • В письме явно должны быть указаны адресат и отправитель, отражена суть обращения, соблюдены вежливость.
  • Не менее важны юридические реквизиты письма, — дата, подписанты и деловой стиль (официальный бланк).
  • Если к обращению есть приложения (акты), об этом необходимо указать в теле письма.

Скачать образец письма можно здесь.

Пример письма

Инструкция по составлению

  • Вступительная часть отводится под реквизиты. Лучше всего использовать стандартный бланк компании. Здесь же указывается, кому адресуется письмо (организация, если обращение на конкретное лицо, следует в точности написать его должность), но не куда (для этого есть место на конверте);
  • Сопроводительная часть предназначена для отражения подробных пожеланий заявителя. Согласно правилам делового этикета, обращение происходит на «вы» и «вам». Лучше всего в своей просьбе сослаться на конкретный пункт договора, согласно которому предусматривается проведение сверки;
  • Заключительная часть обычно содержит сроки возврата или ответа на запрос, а также реквизиты подписантов.

Срок предоставления

Указанный параметр уместен в трех случаях:

  • Если предусмотрен учетной политикой предприятия, инициирующего запрос;
  • Период предоставления заранее согласован хозяйствующими субъектами и отражен в договоре;
  • Четко регламентирован отраслевыми нормативами;

В остальных случаях срок предоставления носит более рекомендательный характер, за исключением случаев, когда письмо составляется на основании запроса проверяющего органа (реквизиты прописываются в обращении).

Акт сверки документов: юридический статус и правила составления

Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчетов между двумя деловым партнерами. В статье рассказывается, как правильно составить и оформить акт сверки документов.

Юридически акт сверки (далее по тексту – АС) не относится к категории первичной документации.Он используется как дополнительное свидетельство в случае необходимости доказать факт задолженности одного из деловых партнеров. Другое назначение АС – продление срока исковой давности. Это связано с тем, что день подписания АС является точкой отсчета данного срока.

Очевидно, что кажущаяся необязательность и невысокий юридический статус данного документа вызваны недопониманием его возможностей как юридического инструмента воздействия на недобросовестного делового партнера. Впрочем, для того чтобы АС действительно стал таким инструментом, особое внимание нужно обратить на его грамотное составление и оформление. Об этом будет рассказано ниже.

Полезная статья: Подробнее об акте сверки документов и образец заполнения можно найти здесь.

Акт сверки: юридический статус

На любом этапе деловых взаимоотношений может возникнуть необходимость проведения процедуры проведения взаимных расчетов.

Взаиморасчеты проводят в том случае, когда один из партнеров оплачивает услуги, работы или товары, поставляемые другим участником деловой операции.

Накладные, чеки и другие документы, которые относятся к категории первичных, выступают подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Эти бумаги служат основой для ведения бухучета. Даже незначительная ошибка в расчетах может существенным образом повлиять на корректность всего учета.

Со временем расхождения и несоответствия в учетных документах деловых партнеров приводят к появлению неучтенных выплат и образованию задолженностей.

Выявление на ранних стадиях некорректных записей и возможных расхождений – является основной задачей и функцией акта сверки. На практике проведение самой процедуры не вызывает затруднений.

Технология сверки в общем виде сводится к тому, что учет, проводимый одной стороной, сопоставляется с учетом, проводимым другой стороной.

В случае обнаружения расхождений или некорректных записей составляется акт, а все первичные документы сторон подлежат дополнительному анализу.

Полезная статья: Дополнительные сведения о запросе акта сверки и образец можно найти по ссылке.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов – документ, представляющий финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени. В идеальном случае все данные, собранные в финансовых ведомостях одной стороны, должны полностью коррелировать с данными, собранными другой стороной. При выявлении малейших несоответствий составляется акт сверки.

Унифицированная форма данного акта не регламентирована действующими законодательными стандартами. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму данной деловой бумаги и утверждают ее локальной нормативной документацией.

АС подписывается обеими сторонами, если они подтверждают факт согласия с обнаруженной задолженностью. Мы уже говорили выше, что срок давности определяется с помощью даты подписи акта сверки. Далее мы подробнее рассмотрим данный вопрос.

В общем случае, при проведении любой хозяйственной операции оформляется документ, относящийся к категории первичных. С этого момента исчисляется срок давности. Однако есть и частный случай, к которому относится случай составления акта сверки. Этот документ прерывает срок давности и начинает новый отсчет этого срока – с момента подписания АС.

Наличие обязательных элементов АС – реквизиты партнеров, дата и период сверки, перечень операций и расчетов – обеспечивает юридическую силу данной бумаги.

Полезная статья: Подробнее прочитать об оформлении акта сверки, а также возможность скачать бесплатно образец заполнения можно получить по ссылке.

Как инструмент разрешения споров, акт сверки может быть с успехом использован только при наличии в нем всех необходимых реквизитов (это не отменят положения о том, что форма самого акта остается свободной).

Справка

К таким обязательным реквизитам относятся:

  1. наименование деловой бумаги;
  2. наименование стороны (юридическое название компании и ее реквизиты);
  3. ссылка на первичную документацию, являющуюся исходной при расчетах и подтверждающую факт проведения хозяйтсвенных действий;
  4. расчетные суммы;
  5. сальдо-итог;
  6. дата составления;
  7. подписи лиц, ответственных за проведение расчетов с каждой стороны;
  8. оттиски печатей каждой компании-партенра.

Главбух и генеральный директор фирм – это те должные лица, которые имеют право подписывать АС. Право подписи главным бухгалтером должно быть юридически подтверждено соответствующей доверенностью. Доверенность обязательно должна быть подписана руководителем организации.

Ряд расчетов должен быть проверен обязательно во ходе проведения проверки и последующего составления акта. К таким расчетам относятся:

  • расчет по доходам;
  • расчет выданных авансов;
  • расчет по недостачам;
  • расчет по принятым обязательствам.

Сверка в ряде случаев может быть чисто формальной процедурой, если партнеры ведут спор не относящийся к категории имущественных. Не исключена возможность проведения сверки по одной выбранной хозяйственной операции. В ряде случае сверке подвергается весь спектр деловых интеракций между партнерам за определенный период времени.

Проведение сверок с последующим составлением акта может проводиться на регулярной основе. Такой порядок устанавливается в случае долгосрочного сотрудничества с постоянным поставщиком или получателем товаров или услуг.

Справка

В ряде случаев существуют иные основания для проведения сверки и составления соответствующего акта:

  1. отсрочка платежей;
  2. наличие ассортимента широкого спектра;
  3. наличие на реализации особо ценных товаров;
  4. инвентаризация расчетов;
  5. предоставление отчета по рассветам для вышестоящих органов.

Периодичность составления АС устанавливается организациями партнерами самостоятельно. Отчетным периодом может быть выбран месяц, квартал или год. Все финансовые операции за выбранный период сверки должны быть отражены в тексте акта.

Также самими партнерами устанавливается масштаб сверки. Она может быть проведена в масштабе одного наименования товара, в масштабе одной поставки или одного контракта.

В рамках проведения ежегодной инвентаризации, как правило, проводится и процедура сверки. Поводом для оформления АС становится любое несоответствие между записями в учетных документах сторон.

Это вызвано с целью избежать выявления задолженности или недостачи после ликвидации или банкротства одной из сторон.

Пишем сопроводительное письмо к акту сверки

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — это документ деловой этики. Письмо не является обязательным документом и не имеет установленной формы, однако его наличие является хорошим тоном, способствует формированию положительного имиджа компании и определяет ответственное лицо со стороны контрагента.

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, фиксирующий состояние расчетов между сторонами, подписавшими документ на определенную дату. Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.

Для чего нужен образец сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов

В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.

Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма. Это возможно, но только в том случае, если уточнение взаимозачетов является постоянным элементом согласованного документооборота.

Если же взаиморасчеты проверяются по инициативе одной из сторон, то вторая сторона должна понимать причину запроса и знать срок возврата документа, поэтому направить «сопроводиловку», как иногда его называют, будет очень уместно.

Кроме того, в нем указывается адресат, таким образом неформально определяется ответственное лицо контрагента.

Поручить его составление исполнителю, занимающемуся непосредственно отправкой деловой корреспонденции, — плохая идея, поскольку в таком случае имидж компании станет заложником грамотности, воспитанности и образованности рядового исполнителя.

Как составить

Лучше всего, если бланк сопроводительного письма будет разработан в организации, тогда работники смогут использовать утвержденную форму.

В нем можно указать предпочтительный способ получения ответа (почтовым отправлением, на электронный адрес, курьером).

Для составления необходимо знать:

  • должностное лицо в компании контрагента, которое имеет соответствующие полномочия;
  • актуальные реквизиты компании-адресата;
  • актуальные реквизиты собственной компании;
  • причину проведения проверки.

Удобно разработать отдельный образец сопроводительного письма к контракту с каждой организацией, с которой существуют договорные отношения. В таком случае организация должна назначить лицо, отвечающее за актуальность реквизитов и должностных лиц контрагентов. Форма документа утверждается приказом, электронная форма должна быть доступна исполнителям.

Как направить в электронном виде

Компании необходимо решить вопрос возможности отправки корреспонденции в электронном формате.

При отправке документа по электронной почте есть два варианта его направления:

  • вложением сканированного документа с подписями уполномоченных лиц;
  • копированием образца в тело электронного письма.

Второй вариант допустим, когда акты сверки направляются в рамках согласованного компаниями документооборота. Обычно такой обмен осуществляется между бухгалтерами организаций и несет функцию контроля документооборота.

Перед годовым отчетом подписание актов сверок является обязательным, и уместнее направить сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации, вложением (как в первом варианте).

Скачать образец сопроводительного письма к акту сверки

Сопроводительное письмо к акту сверки расчеов с разногласиями образец

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами – образец заполнения формы

Посредством акта сверки партнеры отмечают статус взаиморасчетов на конкретную дату. Во избежание недоразумений и ошибок составлять документ следует с учетом определенных нюансов. Каковы особенности заполнения формы акта сверки взаимных расчетов?

Общие моменты

В акте сверки по взаимным расчетам отображается состояние расчетов меж контрагентами в определенном периоде. Законодательно не установлено обязанности составления данного документа.

Но в деловой практике акт сверки является неотъемлемой частью сотрудничества организаций. Своевременность сверки способна предотвратить многие ошибки бухгалтерского и налогового учета.

Особенность акта сверки еще и в том, что подписывается он главбухом и руководителем. Если акт подписывают лишь бухгалтера, то документ играет чисто техническую роль и юридической значимости не имеет.

Что это такое

Актом сверки взаиморасчетов именуется документ, отображающий расчеты двух организаций в определенном периоде. Выражаясь проще, акт это перечисление всех хозопераций меж партнерами за обусловленное время с указанием расчетных данных каждой стороны.

Резюмирует акт запись о наличии или отсутствии расхождений в расчетах. В идеале данные двух организаций должны совпадать. Но если выявляются расхождения, то осуществляется проверка первичной документации.

Так обнаруживаются неучтенные документы либо технические ошибки. Как организация устанавливает свою задолженность в пользу? Акт сверки, что означает отображенная в нем информация?

Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах. Далее оба акта направляются контрагенту. В одной форме организация-партнер указывает данные своего учета.

Затем ставятся подписи и печать организации. В случае расхождений указывается ошибка со ссылкой на подтверждающие документы. Заполненный акт передается инициатору сверки.

Для чего он нужен

Необходимость использования акта сверки взаиморасчетов меж партнерами обусловлена, перво-наперво, соблюдением достоверности учета при длительном сотрудничестве.

Периодическая сверка помогает вовремя обнаружить даже незначительные ошибки, которые медленно, но все же искажают учет. Кроме того существуют основания и помимо долгого партнерства, например:

  • возможность получения отсрочки платежа в будущем;
  • широкий ассортимент продукции;
  • высокая стоимость товаров;
  • проведение ежегодной инвентаризации;
  • проверка расчетов для предоставления отчета вышестоящему руководству.

Периодичность проведения сверки организация также утверждает самостоятельно. Единственное условие это включение в акт всех операций, осуществленных в выбранном периоде.

Иногда акт сверки составляется на момент проведения ежегодной , что позволяет сэкономить время. Но многие компании предпочитают составлять акт сверки ежемесячно, поскольку неизвестно, что случится за год.

Акт сверки можно составлять как по отдельному договору, так и по коммерческим операциям в определенном периоде. Если меж партнерами заключено несколько договоров, можно составить по каждому отдельный акт сверки и даже с разной периодичностью.

Упоминание об акте сверки взаиморасчетов присутствует в .

В частности здесь сказано, что форма акта сверки взаимных расчетов меж хозяйствующими субъектами законодательно не предусмотрена.

Организации вправе самостоятельно разрабатывать форму документа и утверждать его в своей .

Некоторые бухгалтера считают акт сверки первичным документом. Мотивируется это тем, что по обыкновению документ содержит обязательные реквизиты, характерные для первичной документации.

В то же время в случае истребования задолженности контрагента через суд акт сверки может являться одним из основных доказательств. Для этого на юридически значимом документе должны стоять подписи руководителей организаций.

В процессе технической сверки допускается подписание документа только бухгалтерами. Выступать от имени юрлица может исключительно руководитель.

Проводя сверку расчетов с поставщиками и покупателями, целесообразно руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Здесь предусмотрены особенности инвентаризации, и в частности проверки расчетов.

При сверке расчетов с контрагентами, и покупателями, надлежит проверить обоснованность сумм, какие числятся на счетах бухучета.

Так проверке подлежит счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Проверяют его по документам в соответствии с корреспондирующими счетами.

При наличии нескольких контрагентов акт сверки составляется отдельно по каждому в двух экземплярах. В документе указываются следующие данные:

  • период сверки;
  • названия сторон;
  • реквизиты договора;
  • ответственные за подписание лица;
  • данные учета от каждой стороны – начальное сальдо, суммы по дебету и кредиту со ссылкой на документы, конечное сальдо;
  • сумма по данным учета на дату осуществления сверки;
  • подписи сторон.

Основная часть акта сверки это таблица, в которой указываются сведения обо всех хозоперациях меж контрагентами. Как правило, левая часть таблицы отражает факты хозяйствования составителя.

При этом предусматривается четыре столбца – для порядкового номера записи, краткого содержания операции, суммы по дебету и кредиту. Правая часть заполняется принимающей акт стороной в процессе проведения сверки.

При отсутствии расхождений итоговые суммы левой и правой части таблицы должны быть идентичными. При наличии расхождений контрагент в этом же акте фиксирует пояснения. После этого акт возвращается инициатору сверки.

Что такое сальдо? Это разница между поступлением и расходом в определенном периоде времени. В бухучете сальдо представляет собой остаток по счету, то есть разницу меж суммой, указанной по дебету и суммой, отображенной по кредиту.

Различается сальдо дебетовое и кредитовое. При этом отдельные счета могут одновременно обладать двумя этими видами. Но на практике анализу подвергается не весь бухучет, а только часть его, за определенный временной промежуток.

Для определения конечного сальдо при сверке расчетов необходимо прибавить к начальному остатку оборота одной стороны счета и из полученного итога вычесть результат оборота противоположной стороны.

Если начальное сальдо находится дебетовой части счета, то знак его положительный и отрицательный при нахождении показателя в кредитовой части.

Дебет и кредит

Что отображать в акте сверки по дебету и кредиту? В первую очередь, следует определить счета, по каким в учете отображаются факты сотрудничества с контрагентом.

При составлении акта используются данные этого счета и корреспондирующих с ним счетов. Если организация составляет акт сверки с покупателем, то в документе отображается движение по счету 62, то есть реализация – Дт62 Кт90.

По кредиту отражается оплата реализованного товара – Дт50,51 Кт62. Когда у организации-поставщика получается сальдо дебетовое, значит продукции поставлено больше, чем оплачено.

То есть для более простого понимания суть сводится к тому, что по дебету отражается поступление продукции, и т.д., а по кредиту показывается поступление платы.

В случае обнаружения дебиторской задолженности организация отправляет контрагенту напоминание об уплате с указанием суммы долга, порядка и срока выплаты.

При непризнании партнером своего долга можно обратиться с исковым . Доказательством становятся первичные документы и данные учета.

: акт сверки с поставщиком

Выявленная кредиторская задолженность сопровождается внесением исправлений пот дебету счетов. Кредиторка с истекшим сроком давности включается в прочие доходы организации.

При отправке акта сверки контрагенту к нему прилагается сопроводительное письмо.

В нем надлежит указать такие данные:

  • период сверки;
  • срок подписания акта;
  • вариант отправки;
  • способ подтверждения разногласий.

). При наличии разногласий просим приложить подтверждающие документы (накладные, счета-фактуры, акты и прочее).

При неполучении в казанный срок подписанного акта или разногласий по нему признаем сальдо расчетов подтвержденным»

Но в любом случае, надо иметь в виду, что неподписанный контрагентом акт сверки не будет иметь никакой силы в случае судебных разбирательств.

При выявлении разногласий в процессе сверки расчетов требуется их согласование с контрагентом. может являться частью самого акта.

Несмотря на то, что обязанность составления этого документа не закреплена на законодательном уровне, сотрудничая между собой, организации редко обходятся без него.

Акт сверки способен обнаружить ошибки бухучета и является весомым доказательством в судебных спорах. Судебные тяжбы, связанные с задолженностями по обязательствам, встречаются при сотрудничестве организаций повсеместно.

Если данные по задолженности не совпадают, может составляться протокол разногласий.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Акт сверки взаиморасчетов: образец заполнения 2019
  • Акт сверки взаиморасчетов и его сущность, бланк и образец
  • Образец сопроводительного письма к акту сверки
  • Акт сверки взаимных расчетов — образец 2016
  • Контрагент не подписывает акт сверки
  • Акт сверки с разногласиями
  • В акте сверки по дебету отражается

Многие компании для выявления суммы задолженности составляют такой документ, как акт сверки расчетов. Он позволяет определить состояние расчетов между контрагентами. Составляется данный документ одной стороной и передается второй стороне для ознакомления и подписания.

Если вторая сторона с данными, указанными в акте сверке согласна, она подписывает документ и возвращает его составителю. В противном случае составляется акт или протокол разногласий.

В статье рассмотрим что такое протокол разногласий, а также приведем образец акта разногласий к акту сверки.

Важно! Акт сверки представляет собой бухгалтерский документ, составляемый между контрагентами. Данный документ составляется за определенное время для отражения состояния расчетов между сторонами.

Обязанность по составлению данного документа законодательно не закреплена, однако контрагенты довольно часто в своей работе прибегают к нему. Благодаря акту сверки компании могут своевременно обнаружить ошибки в бухучете.

Кроме того, такой документ будет довольно весомым доказательством, если дело дойдет до судебных споров.

Разбирательства относительно задолженностей по обязательствам между компаниями можно встретить довольно часто. Когда данные по задолженности одной компании не совпадают с данными другой компании составляется акт разногласий.

Этот документ позволяет сделать отдельный акцент на предмет спора. Как и акт сверки, протокол разногласий обязательным документом не является, однако он позволяет значительно упростить решение спорных моментов. Неотъемлемая часть протокола разногласий – это акт сверки.

На его основании заполняется протокол.

Важно! Акт сверки нужен для соблюдения учета в случае долгосрочного сотрудничества контрагентов.

Акт сверки может быть составлен в конце года, например, за год или за меньший промежуток времени.

Это необходимо в случае если:

  • стоимость реализуемой продукции очень высокая;
  • в компании довольно широкий ассортимент продукции;
  • компания реализует продукцию в больших объемах;
  • необходимо составить отчет для руководства или статистики.

Для того, чтобы контроль взаимных расчетов между сторонами был максимально удобным, акт сверки может составляться или по всем взаимоотношениям контрагентом или по определенному договору. И в первом и во втором случае подобные документы следует составлять сразу, так как это позволит упростить расчеты между сторонами.

Важно! Как акт сверки, так и акт разногласий не имеет унифицированной формы, поэтому каждая компания вправе разработать свой бланк, исходя из собственных требований.

Следует помнить, что и акт сверки и акт разногласий не являются первичными документами, несмотря на то, что содержат реквизиты компании. Они не указаны в перечне закона 402-ФЗ, но их оформление требует соблюдение некоторых требований.

Тогда при возникновении спорных ситуаций они будут являться доказательством в нарушений обязательств в суде.

Составляя акт сверки, организации должны учитывать обязательства по договору и правильность сумм, содержащихся в бухучете. Для того, чтобы подготовить сверку потребуются такие первичные документы, как договора, накладные и счета-фактуры. В документе должна указываться следующая информация:

  • период, а который проводится сверка расчетов;
  • реквизиты сторон;
  • реквизиты договора с контрагентом;
  • ФИО ответственных лиц, их подписи;
  • Расчетные сведения одной и второй стороны по определенным операциям.

Основная часть акта представляет собой таблицу, в которой указываются расчетные сведения. В левой части документа отражаются данные компании, составляющей документ, а в правой – контрагента.

При заполнении документа каждая сторона указывает номер и наименование операции, а также дебет и кредит по этой операции. Последняя строка таблицы содержит обороты за рассматриваемый период времени, а также конечное сальдо. Сальдо указывается на момент оставления документа.

При отсутствии разногласий по акту сверки, а также при соответствии сумм в правой и левой части таблицы, акт подлежит подписанию второй стороной и передаче первой. Если же по акту возникают какие либо разногласия и споры, то составляется акт разногласий, в котором и указываются спорные моменты.

Конечно сальдо представляет собой разницу между дебетом и кредитом. Данный показатель в акте сверки рассчитывается за конкретный промежуток времени. При этом выделяют входящее сальдо, сальдо за рассматриваемый период, а также сальдо конечное.

Конечное сальдо = Д – К (-) Начальное сальдо

Какой именно знак будет стоять в формуле (» » или «-«) будет зависеть от того, где именно начальное сальдо указано в таблице. Если оно указывается по дебету, то сальдо будет иметь положительное значение, а если по кредиту – то отрицательное.

Поле по кредиту таблицы акта сверки должно содержать сведения по оплате товаров (услуг).

Если у компании, составляющей акт, отражено дебетовое сальдо со знаком » «, то значит какая то часть товара (услуг или работ) контрагентом еще не оплачена.

Если же сальдо отражено по кредиту, то это говорит о задолженности перед контрагентом. То есть услуг (отгрузка товаров) было выполнено меньше, чем покупатель заплатил за них.

Поле по дебету таблицы акта сверки должно содержать сведения о предоставлении услуг или товаров, а поле кредит – информацию по оплате за них. Дебетовое сальдо свидетельствует о дебиторской задолженности.

При направлении контрагенту акта сверки, к нему может прикладываться сопроводительное письмо. В данном письме указывают просьбу подписать документ, а также направить его ответным письмом по указанному адресу. Помимо этого в сопроводительном письме также указывается способ, которым могут быть урегулированы разногласия сторон.

Акта сверки с разногласиями всегда формируется в ответ на ранее сделанный акт сверки взаиморасчетов. Причина составления – одна из сторон не согласная с данными, предоставленными в первоначальном документе.

Акты сверки с разногласиями имеют хождение как между коммерческими структурами в период или после завершения договорных отношений, так и при взаимодействии предприятий с налоговой инспекцией и другими государственными учреждениями.

Причины разногласий в актах сверки могут быть самими различными. Они могут быть связаны с ошибками, допущенными бухгалтерами при расчетах, расхождениями в периодах отражения, неправильном указании основной документации и т.д.

При этом если в первоначальном акте сверки информация может быть достаточно общей, при выявлении в нем разногласий акт должен составляться уже в более детализированном виде.

Акт сверки позволяет контролировать расчеты, произведенные между двумя организациями, избегать (умышленно или неумышленно допущенных) просрочек платежей и задолженностей.

Этот документ является крайне важным, поскольку он фиксирует все разногласия в плане финансовых взаимоотношений, которые существуют между двумя компаниями, а также способствует укреплению платежной дисциплины.

Сопроводительное письмо к акту сверки: образец, сроки хранения и исковой давности

Такой документ, как сопроводительное письмо к акту сверки, в первую очередь, является необходимой нормой делового этикета. Порочная практика передачи документов нарочным явно показывает неэффективность доставки, исключает официальную регистрацию. Как следствие, документ до руководства хозяйствующего субъекта просто не доходит, чем пользуются заядлые неисполнители контрактов.

Наличие сопроводительного письма обеспечивает исполнителю акта сверки фиксацию даты отправки и содержание отправления. По обращению всегда можно отследить, когда контрагенту было выслано уведомление о необходимости подтвердить имеющуюся задолженность ил отсутствие таковой. Письмо всегда можно приложить к пакету документов, отправляемых вместе с иском в суд или представить проверяющим.

Понятие и суть

Большинство бухгалтерий до сих пор используют прикрепительные талоны, на которых указана просьба возврата в определенный срок отосланного документа.

Практика взаимоотношений юридических лиц показывает, что такая методика работает только для некоторых организаций, в которых у бухгалтеров «есть время» на работу с актами сверок.

Для того чтобы в директивном порядке обеспечить возврат бухгалтерских документов, следует оформлять сопроводительное письмо.

В идеале лучше всего использовать фирменный бланк организации. В таком случае упрощается оформление самого письма, на котором уже будут реквизиты отправителя.

  • обращения должно быть написано доступно и ясно.
  • В теле письма обязательно нужно указать ссылку на документ его номер (в настоящее время организации обязали вести сквозную нумерацию бухгалтерских документов), а также рекомендации по срокам исполнения.
  • При необходимости, в содержании можно указать необходимость подтверждения задолженности в указанно размере.

Для того чтобы соблюсти деловую этику и воздействовать на получателей письма необходимо написать текст со следующими фразами:

  • В связи с проведением ревизии финансово-хозяйственной деятельности (инвентаризации расчетов) направляем в ваш адрес акт сверки такой-то, за период;
  • Просим вас в такой-то срок подтвердить (подписать) сведения и вернуть документ по указанному адресу;
  • Ссылка на норму действующего законодательства, в частности, Гражданский Кодекс, например: в случае не возврата документа, равно как и отсутствия разногласий будем считать сальдо подтвержденным.

Образец заполнения сопроводительного письма к АС

Действующим законодательством не предусматривается ни форма акта сверки, ни сроки его исполнения. При грамотном оформлении хозяйственного договора стороны стараются указывать необходимость его исполнения, а также сроки проведения проверки данных.

На сегодня фактически контрагенты не имеют обязанности подписывать или возвращать акты сверок. По этой причине срок для возврата подписанных документов обычно указывается в сопроводительном письме.

За утверждение плана отработки актов сверок на предприятии утверждается главным бухгалтером, после чего принятые обязательства отражаются в учетной политике. Исходными данными для разработки графика являются частота проверок организации, запросов от налоговой инспекции и объем исходящих исков.

  • Обычно для предприятий среднего и малого бизнеса бывает достаточным формирование годовых актов сверок.
  • Для крупных организаций, в которых проходит большое количество отгрузок и платежей, издание актов сверок происходит ежеквартально. Отправление документов обычно происходит одновременно с «предъявкой», — до 10 числа следующего месяца.

Совсем по-другому развиваются события, когда предстоит сверка с налоговой инспекцией. Порядок проведения такой процедуры закреплен в приказе 01/444 2005 года. Своим правом инспекция пользуется в следующих случаях:

  • Ежеквартально в отношении налогоплательщиков, относимых к категории крупных. Согласно графику, срок представления устанавливается до 15 числа следующего месяца;
  • При перерегистрации предприятий – смене налоговой инспекции;
  • В случае, если организация исключается из единого реестра по причине прекращения деятельности или реорганизационных действий.

Сроки хранения АС

Для определения продолжительности хранения инвентаризационных документов обращаются к норме Закона 129 от 2001 года.

Согласно пункта 163 специального перечня, для актов сверок устанавливается период нахождения в архиве организации не свыше 5 лет. При этом не значит, что этот срок отсчитывается с момента издания документа.

Начало периода следует определять как крайнюю дату его действия (например, по сентябрь 2016) или дату обревизования.Срок исковой давности

При невыполнении какой-либо стороной хозяйственного договора своих обязательств, акт сверки направляется в суд в составе пакет документов к иску. При этом считается, что сам акт служить основанием для истребования долга не может, поскольку отсутствие утвержденной формы делает его лишь косвенным основанием для взыскания.

В практике хозяйствующих субъектов нередко акт сверки используется как средство пролонгации срока исковой давности. Правда, для этого надо будет добиться от своего контрагента подписания документа.

С этого момента будет считаться, что оппонент признает свой долг, срок исковой давности в 3 года прервется и начнет исчисляться заново.

Акт сверки взаиморасчетов: образец заполнения 2019

Инвентаризация взаимных расчетов проводится в учреждении в процессе инвентаризации. Она позволяет выявить и классифицировать дебиторскую и кредиторскую задолженность учреждения, упорядочить расчеты с контрагентами.

По итогам такой инвентаризации оформляются акты сверки взаиморасчетов. Общий (итоговый) акт составляется с использованием унифицированной формы. Сверка взаимных расчетов с контрагентами не так детально регламентирована законодательством.

Правильно документировать взаиморасчеты с контрагентом поможет эксперт журнала «Учет в учреждении».

Перед составлением годовой отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств, результаты которой отражаются в отчетности (п. 9 Инструкции № 33н, п. 7 Инструкции № 191н). Инвентаризация – это проверка фактического наличия имущества и состояния финансовых обязательств учреждения на определенную дату путем сопоставления фактических данных с данными регистров бухгалтерского учета.

Инвентаризацию проводят для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, а зафиксировать такую достоверность помогают акты сверки взаиморасчетов. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются учреждением, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Обязательное проведение инвентаризации определяется законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами. Выявленные расхождения между фактическим наличием объектов и данными бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ст.

Например, необходимо проводить инвентаризацию и составлять акты в следующих случаях:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах бухучета.

Порядок и правила проведения такой инвентаризации взаиморасчетов закреплены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Особенности проведения инвентаризации могут отражаться в локальных нормативных актах учреждения.

То есть оштрафовать учреждение именно за то, что оно не провело инвентаризацию, налоговики не могут, ведь законодательство этого не предусматривает. Однако, например, если необходимо списать просроченную задолженность, без инвентаризации задолженности не обойтись.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Результаты инвентаризации по всем расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами оформляют актом сверки взаиморасчетов по форме № ИНВ-17 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Выявленные по документам остатки сумм, числящиеся на соответствующих счетах, отражаются в справке (приложение к форме № ИНВ-17). Она составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и служит основанием для составления акта по форме № ИНВ-17 (прикладывается к акту).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается в комиссии.

В ходе инвентаризации с контрагентом сверяют данные о задолженности на определенную дату в учете каждой стороны и оформляют актом сверки взаиморасчетов. Этот документ подтверждает долговые обязательства сторон.

Унифицированная форма акта действующим законодательством не предусмотрена, поэтому такой документ составляется в произвольной форме и утверждается учетной политикой учреждения.

Акт сверки с контрагентами составляется по состоянию на отчетную дату и оформляется по каждому контрагенту в двух экземплярах. В нем указывают:

  • период, за который проводится инвентаризация расчетов;
  • наименования сторон;
  • данные договора;
  • представителей сторон, которые подписывают акт;
  • данные учета каждой стороны (сальдо на начало периода, суммы по дебету или кредиту счета с указанием даты и документа, обороты за период, сальдо на конец);
  • сумму (цифрами и прописью) по учетным данным на дату сверки;
  • подписи представителей сторон.

Акты по взаиморасчетам подписывают руководители и главные бухгалтеры обеих организаций. Кроме того, акты заверяются печатями.

Способ 1. Составьте акт сверки в бухгалтерской программе. Направьте его контрагенту. Если все данные в акте соответствуют показателям учета, поставщик подпишет документ без проблем. При расхождениях акт либо подпишут, но с оговоркой, либо не подпишут. Выясните причины расхождений. При необходимости подготовьте и вышлите контрагенту новый документ.

Способ 2. Сначала сверьте с контрагентом все данные по расчетам. Обменяйтесь информацией по электронной почте, телефону или факсу. Если есть расхождения и вы с ними согласны, внесите коррективы в учет. После этого составьте акт сверки и отправьте поставщику. Контрагент должен его только завизировать.

Второй способ, безусловно, сэкономит время и освободит от части бумажной работы. Но на практике, если у учреждения много контрагентов, связаться заранее со всеми не получится. Тогда выход – направить акты и индивидуально решать вопрос только с теми, с кем есть расхождения.

Перед сдачей отчетности сверка обязательна. Но в середине года она может быть и выборочной. Например, можно свериться только с организациями, с которыми заключено много договоров. Или только с теми, с кем оформлены договоры на значительные суммы.

Если контрагент не желает сверяться, все равно направьте ему акт. Чтобы таких проблем не возникало, заранее включайте в договор условие о том, что сверка обязательна. Там же предусмотрите ее детальный порядок.

Если с компанией заключено несколько договоров, все расчеты можно сверять в одном акте. Главное – указать реквизиты всех договоров, чтобы было понятно, какие суммы к какому договору относятся.

При этом не требуется знать, на каких именно счетах контрагент отражает расчеты по подписанному с вами договору.

Выбор счетов бухучета – это личное дело контрагента, которое к процедуре сверки отношения не имеет.

Наталья БЕЛЬСКАЯ, главный бухгалтер государственного БУЗ Московской области «Жуковская стоматологическая поликлиника»

«В нашем учреждении обязанность отправлять и истребовать обратно акты сверки лежит на секретаре. Конечно, она не проводит сверку, а отвечает за наличие актов.

Бухгалтер по расчетам составляет акты и передает секретарю вместе со списком поставщиков, который формируют согласно заключенным договорам.

В случае разногласий бухгалтер распечатывает акт сверки и с сопроводительным письмом вместе с копиями документов передает секретарю. Она, в свою очередь, отправляет пакет документов контрагенту.

Сопроводительное письмо в организацию с актом сверки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сопроводительное письмо в организацию с актом сверки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки.

Заключение В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *