Реквизит используемый при оформлении деловых писем

Реквизит используемый при оформлении деловых писем

РЕКВИЗИТЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие: юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной технике, качество документов как исторических источников.

Каждый документ состоит из отдельный элементов, которые называются реквизитами.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограниченно.

Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Современные требования к формированию документов фиксируется в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно — распорядительных документов зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе составляют формуляр — образец документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирование и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

Принципы классификации деловых писем могут быть различными:

  • 1. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделке, заключение и выполнение контрактов. К коммерческим письмам относятся, коммерческое письмо запрос, письмо предложение, письмо претензия и ответы на эти письма;
  • 2. По функции письма подразделяются на письма — ответы и инициативные письма;
  • 3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. Циркулярные письма — это письма, рассылаемые одним адресатом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям). Обычные письма направляются одному получателю;
  • 4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Многоаспектные письма составляются в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации;
  • 5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления, электронные письма и факсы;
  • 6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющих жёсткой текстовой структуры;
  • 7. По цели письма подразделяются на информационные («полезные»), создаваемые с целью передать информацию.

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, коммерческое письмо — запрос по своей функции является инициативным, по адресату — обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным, по цели — информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем.

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется.

Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой делового письма является дата его подписания. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, допускается оформление даты словесно-цифровым способом, а также цифровым способом, но в обратной последовательности.

Текст — основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко.

Для чего нужен письменный запрос

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4. Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.
При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов.

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word, 29 Кб)

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб) Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации. Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3. Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании. Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз. Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

Письма-ответы

  • Письма-ответы

    Письмо-согласие — это письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном…
    (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ )

  • Примеры творческого мышления при решении задач

    Рассмотрим примеры некоторых конкретных задач, при решении которых используется творческое мышление. Анализ хода решения профессиональных значимых задач требует специальных глубоких знаний в той или иной предметной области. Поэтому для нашего рассмотрения такие задачи не подходят. Тем не менее существует…
    (Психология и педагогика)

  • Пример практического самоопределения своего типа характера

    Интересно отметить, что приведенная на рис. 5.12 система шкал Айзенка представляет собой удачный пример минимизированного базиса факторов, на основании которого описываются многие типы и варианты человеческих характеров и темпераментов, или, другими словами, многие варианты человеческого поведения. Ниже…
    (Психология и педагогика)

  • Рассмотрим примеры некоторых конкретных задач, при решении которых используется творческое мышление. Анализ хода решения профессиональных значимых задач требует специальных глубоких знаний в той или иной предметной области. Поэтому для нашего рассмотрения такие задачи не подходят. Тем не менее существует…
    (Психология и педагогика)
  • Интересно отметить, что приведенная на рис. 5.12 система шкал Айзенка представляет собой удачный пример минимизированного базиса факторов, на основании которого описываются многие типы и варианты человеческих характеров и темпераментов, или, другими словами, многие варианты человеческого поведения. Ниже…
    (Психология и педагогика)
  • Рассмотрим примеры некоторых конкретных задач, при решении которых используется творческое мышление. Анализ хода решения профессиональных значимых задач требует специальных глубоких знаний в той или иной предметной области. Поэтому для нашего рассмотрения такие задачи не подходят. Тем не менее существует…
    (Психология и педагогика)
  • Интересно отметить, что приведенная на рис. 5.12 система шкал Айзенка представляет собой удачный пример минимизированного базиса факторов, на основании которого описываются многие типы и варианты человеческих характеров и темпераментов, или, другими словами, многие варианты человеческого поведения. Ниже…
    (Психология и педагогика)
  • Письма претензионного характера

    Письмо-наиоминание — письмо, используемое при невыполнении орга- низацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей. Ключевыми фразами таких писем являются: Вторично напоминаем Вам… Напоминаем Вам… Обращаем Ваше внимание на то, что… Ставим Вас в известность, что……
    (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ )

  • Буквенно-звуковой характер письма

    Тип письма определяется по значению письменных знаков — по тому, какие элементы или единицы языка передаются отдельными знаками письма. Современное русское письмо в основном является буквенно-звуковым: в нем используются буквы, которые обозначают звуки речи. Однако буквенно-звуковой тип лишь преобладающий,…
    (Современный русский литературный язык)

  • Примеры писем-напоминаний

    Письмо-напоминание из одной части (собственно напоминания) Напоминаем, что Ваша организация ПАР «Закрома» (лицевой счет № 17368) является должником по абонементной плате за пользование выделенным каналом для прямого доступа к сети Интернет. Задолженность на 1 октября 2014 г. составила 2550,74…
    (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ )

  • Рассмотрим примеры некоторых конкретных задач, при решении которых используется творческое мышление. Анализ хода решения профессиональных значимых задач требует специальных глубоких знаний в той или иной предметной области. Поэтому для нашего рассмотрения такие задачи не подходят. Тем не менее существует…
    (Психология и педагогика)

Деловые письма: виды и правила составления

Сегодня деловое письмо – неотъемлемая часть ведения бизнеса и других официальных отношений. Деловое письмо может быть составлено любым человеком или организацией, если в этом существует объективная необходимость. Но важно уметь составить его правильно.

Виды деловых писем

Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.

Классификация

На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.

Один из них – функциональный признак. Согласно данному критерию письма в деловой речи подразделяются на:

  1. Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.
  2. Не нуждающиеся в письме-ответе.

Классифицируют письма и по структурному признаку:

  1. Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
  2. Регламентированные. Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.

Тематический признак – также основание для классификации:

  1. Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
  2. Деловая корреспонденция. Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.

Классификация писем по признаку адресата:

  1. Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
  2. Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.

Наконец, деловые письма также могут классифицироваться согласно композиционным особенностям:

  1. Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
  2. Многоаспектные. Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.

Разновидности деловой письменности

Помимо общей классификации существуют также следующие разновидности деловых писем:
1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).
образец запроса в формате .pdf (Adobe Reader)
2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.

3. Письмо-подтверждение. Деловое письмо, подтверждающее факт, действие или отвечающее на поставленные раннее вопросы или предложения.
образец письма-подтверждния .pdf (Adobe Reader)
4. Письмо-благодарность. Выражение благодарности за оказание какой-либо услуги в письменном виде.
образец письма-благодарности .pdf (Adobe Reader)
5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.
6. Письмо-сообщение. Деловое письмо информационного характера, не нуждающееся в ответе, целью которого является поставить в известность адресата о чём-либо.
7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.
8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.
9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.

Составление делового письма

Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.

Структура

Вне зависимости от разновидности делового письма, оно должно обладать чёткой структурой. Это позволит экономить время на составление письма автором и прочтение адресатом, верно донесёт суть и поможет получить адекватный ответ.
Письмо в деловой речи обладает следующей структурой:

  1. Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.
  2. Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).
  3. Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.
  4. Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма. Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.
  5. Обращение. Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».
  6. Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.
  7. Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.
  8. Заключение. Вежливое завершение письма.
  9. Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
  10. Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Стиль и форма

Стилистика делового письма требует:

  • нейтральную и надличностную форму изложения письма;
  • термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
  • конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Составляя деловое письмо, необходимо как можно больше придерживаться сухих фактов, полностью исключив просторечия, уменьшительно-ласкательные словосочетания и так далее. Диапазон речевых средств должен быть минимален.

Требования

К данному виду писем предъявляется ряд требований, отличающих деловое письмо от других:

  1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
  2. Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
  3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
  4. Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Особенности электронного делового письма

Существует ряд особенностей и требований по оформлению электронного делового письма:

  1. Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту. Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
  2. «Важность письма». Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.
  3. Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные). В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.
  4. Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
  5. Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.
  6. В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
  7. Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.

В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.

Распространённые ошибки

Любому человеку свойственно ошибаться, особенно если речь идёт о формальном общении. В деловых письмах чаще всего допускаются такие ошибки:

  1. Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение. Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.
  2. Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме. При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.
  3. «Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их. «Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
  4. Точка после подписи. В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.

Ответ на деловое письмо

На некоторые деловые письма необходимо отвечать. Как и когда это сделать правильно?
Согласно нормам делового этикета, на важные деловые письма ответить следует не позднее, чем через 48 часов. Менее важная корреспонденция допускает отсрочки ответа до 14 дней.
К письму-ответу (например, письмо-подтверждение) предъявляются те же требования, что и к иному другому письму делового стиля. Отличительной чертой является лишь то, что в ответах используется прямая ссылка на деловое письмо, на которое отвечает отправитель. Это может быть определённый номер, дата получения, индекс и так далее.
Следует помнить, что ответ также должен быть точен, лаконичен, неэмоционален и понятен к прочтению.
Деловое письмо – важный атрибут официальных взаимоотношений как между людьми, так и между организациями. Составление требует знания правил и требований, но умение писать деловые письма может понадобиться любому человеку. Главные условия – умение излагать мысли точно, прямо и кратко, не забывая о вежливости и этикете.

Типовые и трафаретные письма

ПОИСК Это наилучшее средство для поиска информации на сайте

из «Современное деловое письмо в промышленности Издание 3 «

Типовые тексты и тексты — трафареты широко используются при составлении официальных писем с однотипной информацией и дают большую экономию времени, упрощая процесс составления и печатания письма.
Типовой текст — это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот. Применение типовых текстов сокращает время на составление типовых писем более чем в 3 раза.
Процесс создания трафаретных писем — это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста или реквизитов и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Опыт показывает, что применение трафаретных бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документов, до 9 раз.
Уже в 70-х годах XIX века в коммерческих училищах Западной Европы и Америки, а потом и в России началась пропаганда стандартизованной корреспонденции в промышленности и торговле. Появились первые бланки на промышленных фирмах. Из промышленности они быстро распространились на другие сферы деятельности.
Бланк — это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований. И если автор художественного текста сам определяет его форму, то автор деловой бумаги находится у формы в плену.
Кроме того, выделение для каждого аспекта содержания определенных моделей синтаксических конструкций позволило бы облегчить автоматизированную обработку содержательного аспекта делового письма.
Следовательно, из той же формулы можем найти минимальную частоту слов для данной выборки и данной ошибки.
которые имеют в нашем частотном словаре частотность ниже этого минимума, не могут рассматриваться в качестве объекта для анализа, так как их частота, очевидно, была определена со слишком большой ошибкой.
Следовательно, частота первых 11 слов частотного словаря для сопроводительных писем найдена с относительной ошибкой, не превышающей заданную, и поэтому может использоваться в дальнейших рассуждениях.
Перечисленные слова и обороты можно условно разделить на три группы в соответствии с теми аспектами содержания, которые они выражают.
Первый аспект — предпринимаемое действие Высылаем ( ю ) … Посылаем ( ю ) … Направляем ( ю ) … Препровождаем ( ю) …
Этот аспект письма можно назвать ключевым, поскольку он реализуется в виде специальных слов, по которым можно производить поиск письма. Сумма частотностей ключевых слов приближается или равна единице, и, следовательно, суммарная вероятность появления таких слов также приближается или равна единице.
Третий аспект — наименования конкретных документов рабочие чертежи, технические условия, договора, спецификации, протоколы испытаний, копии ( письма, договора).

Частотность слов в третьем аспекте позволяет сделать некоторые выводы, касающиеся характера деловых связей между предприятиями. Так, частое употребление слова чертежи в переписке, исходящей из проектных организаций, несравненно выше, чем в переписке, исходящей из планирующих организаций. В сопроводительных письмах от планирующих организаций фигурируют такие термины, как сметы , разнарядки и т. д..
Таким образом, при составлении бланка делового письма необходимо учитывать тематику рассматриваемого массива деловых писем.
Нетрудно сделать вывод, что общая частотность всех языковых реализаций каждого аспекта должна быть величиной постоянной. В этом легко убедиться, сложив частотность всех слов, с которых начинаются все три аспекта. Отсюда следует, что перечисленные аспекты делового письма составляют содержательный каркас письма.
Возникает вопрос оправдан ли второй аспект Требуется ли уточнять, что документы, о которых идет речь в письме, приложены к данному письму, если в заголовке письма стоит слово сопроводительное По-видимому, слова при сем , в настоящем , при этом и другие не несут полезной информации. Кроме того, архаичность оборота при сем настолько очевидна, что не вызывает сомнения необходимость устранения этого оборота из языка современной деловой переписки. Глагол препровождать является архаизмом, характерным для канцелярского стиля.
Таким образом, статистический анализ текстов деловых писем позволяет сделать некоторые выводы о культурном уровне современной деловой письменной речи.
Вернуться к основной статье


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *